Auteurs principaux: Daniel Pimienta
Date de publication: 1996-06-18
Date d'actualization du HTML: 1999-11-18
Langue d'origine: Français
Régions: Amérique Latine et les Caraïbes
Sujets: L'impact linguistique des NTIC, Funredes: Administration
Projets connexes: EMEC
Maison de publication: CONGRÈS INTERNATIONAL DE KASLIK - LIBAN - 18-20 Juin 1996
Typo de document: Publications
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66-Conferences Electroniques Multilingues Effectives.rtf (47 kb)

Daniel PIMIENTA1, Président de l'Association Réseaux & Développement - Saint Domingue

INTRODUCTION

Combien d'entre nous ont vécu la situation frustrante de participer à des conférences où les participants, après avoir établi un diagnostic précis et de qualité sur les problèmes à résoudre dans telle ou telle situation particulière et élaboré un plan d'action efficace, se séparent dans l'enthousiasme ... puis laissent le plan d'action tomber dans l'oubli des Actes du colloque et les problèmes subsister?
Trop souvent malheureusement cette situation se répète, surtout dans les pays en développement où la mauvaise qualité des moyens traditionnels de communication (courrier ou téléphone) sert d'excuse pour justifier le manque de suivi. La Communication Assistée par Ordinateur a apporté un début de solutions à ce problème, dans les années 80, avec l'apparition des conférences électroniques2 qui permettaient de donner l'infrastructure pour que la communauté du Congrès se transforme en "communauté virtuelle" et que les mots de suivi et engagement prennent toute leur valeur après la tenue de la réunion spatio-temporelle.

Cependant, à cette époque, le nombre d'utilisateur des nouvelles technologies de la communication était trop limité pour que l'expérience s'échappe des cercles des scientifiques ou de certaines communautés d'ONG intéressées à résoudre les problèmes du développement dans le Sud. Il reste toutefois à dresser un bilan et les enseignements d'une période fertile en expériences et à essayer de conserver une partie de la foi qui a animé les pionniers de la "CMC3" et a permis l'émergence de réalisations de grande valeur 4.

Entre 1992 et 1995, les Nouvelles Technologies de l'Information et la Communication (NTIC) ont accéléré les progrès avec l'apparition des logiciels globaux d'accès à l'information (Archie 5, Gopher 6 puis W3 7) qui apportèrent des solutions originales pour récupérer des informations logées dans n'importe quel ordinateur d'un réseau à l'échelle mondiale et ont donc permis d'adjoindre la partie information aux outils des communautés virtuelles. Malheureusement aussi, avec la massification de l'utilisation de l'Internet, cette période correspond à la dissolution des critères éthiques associés au réseau 8 et à l'irruption des marchands du temple virtuels avec leurs pratiques mercantilistes submergeant les communautés virtuelles de messages de vente sans discriminer leurs cibles 9.
Il y a là des opportunités et des défis qui méritent une réflexion méthodologique sur la manière de profiter des nouveaux outils comme le w3 et d'éviter les écueils résultant de l'envahissement des communautés virtuelles non protégées.

En perspective, en deçà de la création d'une méthodologie appropriée pour une gestion efficiente et efficace de la communication et la participation à distance de communautés linguistiquement et culturellement diverses, il est possible de discerner les ébauches des systèmes de communication/information qui serviront de base à l'université virtuelle, en remplaçant les structures spatio-temporelles de salles de classe, amphithéâtre et campus, et, à plus long terme, de mettre les fondations des mécanismes de fonctionnement de la démocratie participative.
La création d'un service de Conférences Électroniques Multilingues et Efficientes permettra d'adapter des conférences électroniques régionales ou thématiques existantes à l'évolution de l'Internet. Cette tâche, qui fera l'objet d'une méthodologie spécifique, ouvre la voie à l'utilisation de nouvelles conférences électroniques et de services connexes en tant qu'outils professionnels au service des organisations.
Cet article propose une méthodologie originale 10 pour une nouvelle gestion des conférences électroniques. Pour que sa lecture ne soit pas indigeste pour le profane, tous les concepts et mots du jargon sont expliqué, à leur première apparition, dans une note en bas de page.

LE CONTEXTE

La plupart des conférences électroniques non modérées (ou à peine modérées), qui ont réussi dans l'étape précédente de l'Internet (jusqu'en 1993), souffrent actuellement de symptômes non désirés similaires, conséquence de la croissance exponentielle du nombre d'usagers et de la diminution du niveau moyen d'éducation chez l'usager (avec la méconnaissance de la "netiquette"). Tous ces éléments conduisent à une surcharge d'information et une perte de focalisation. Cette situation mérite attention et solutions appropriées.
Il faut une méthodologie appropriée pour apporter des réponses pratiques et effectives à cette situation, sans perdre les critères de pluralisme et de liberté d'expression prédominants dans le réseau. Les composantes principales de la méthodologie proposée sont doubles :

1. des dispositifs permettant une meilleure focalisation des conférences électroniques ainsi que la gestion de la surcharge d'information.

2. des dispositifs pour faciliter et élargir la communication au sein des communautés.

Les deux composantes seront combinées en proportions différentes selon les objectifs de chaque conférence électronique, de façon à pouvoir offrir une solution équilibrée.
Les ingrédients principaux au point de vue de la focalisation sont l'animation 11 et la modération 12 systématiques, la publication de résumés structurés compatibles avec les standards des professionnels de la documentation et la classification organisée des contributions et publications pour une récupération ultérieure plus facile.
La traduction des messages, le soutien des usagers et la formation pour le renforcement de la culture des réseaux sont les fondements du volet facilitation.

LE DIAGNOSTIC

La commercialisation massive de l'Internet mène à une proportion grandissante de nouveaux abonnés dans les conférences électroniques déjà existantes. La majorité des nouveaux abonnés ne sont pas passés par le processus d'apprentissage des règles sociales applicables à la communication électronique, implicites ou explicites. Cette situation produit une augmentation statistique des courriers qui ne sont pas adaptés aux conférences électroniques (résiliations 13, discussion de points déjà abordés dans les FAQ 14, opinions ou questions hors sujet, courrier-rebut 15). On remarque aussi (et pour les mêmes raisons) la tendance à l'augmentation de la taille moyenne des messages. Les tentatives pour réduire la fréquence de ces symptômes, même avec prudence, sont souvent rejetés à cause d'une confusion courante et erronée entre modération et censure. L'augmentation globale du nombre de conférences électroniques accroît le nombre de conférences aux objectifs similaires, d'où une plus forte probabilité que les usagers reçoivent plusieurs fois la même annonce envoyée dans plusieurs conférences.

La combinaison du nouveau rôle commercial de l'Internet avec son rôle originel donne lieu à une nouvelle tendance à l'envoi massif de messages à but publicitaire, très souvent sans la connaissance de ce qui est permis et de ce qui ne l'est pas, dans l'environnement des conférences électroniques.
Tous ces facteurs réunis impliquent des pertes de temps de moins en moins acceptables pour les abonnés, simplement pour décider de ce qui est intéressant et qu'il faudrait lire et de ce qui ne l'est pas, et qu'il faudrait donc effacer. La réduction énorme de la densité de l'information utile affaiblit l'attention portée aux messages importants qui sont mélangés dans le flot entrant et dilués par la proportion élevée de messages hors de propos, et donc menace l'efficacité de ce qui demeure un des principaux outils de l'Internet pour les échanges professionnels. De plus en plus, les experts quittent les conférences thématiques ouvertes parce qu'elles sont envahies par un vaste public qui contribue à la réduction du niveau moyen de la qualité de l'information échangée. On peut attendre des améliorations à cette situation grâce à un meilleur interface de courrier électronique, ayant recours à des techniques de filtrage 16 et de classification; cependant, les conférences électroniques doivent également évoluer et s'adapter à ce nouveau contexte.

Il n'est pas possible de réfléchir sur le rôle et l'organisation des conférences électroniques sans prendre en compte l'essor spectaculaire du W3 et de sa parfaite adéquation pour accéder à l'information. C'est particulièrement vrai lorsque le thème de la conférence comporte une composante d'information et cela réclame de nouvelles solutions innovatrices pour la combinaison équilibrée de conférences électroniques et d'outils d'accès à l'information. Les ingrédients fondamentaux de cette évolution sont la modération et l'organisation de l'information pour rendre les recherches plus faciles. Toutefois, la confusion prédominante entre modération et censure, ainsi que le diagnostic montrant l'insuffisance du niveau moyen d'éducation sur les réseaux, appellent d'autres actions, parmi lesquelles la formation à travers le réseau est une composante clef. Les programmes de formation à l'Internet se consacrent trop souvent à l'usage des logiciels nécessaires pour utiliser l'Internet en laissant de côté la méthodologie de communication et tous les fondements culturels de l'Internet, que le modérateur devrait donc transmettre aux abonnés de façon plus pédagogique.

LA MÉTHODOLOGIE PROPOSÉE

La méthodologie proposée consiste en la mise en œuvre d'un ensemble organisé de services dont les buts sont :

• de rendre plus facile la communication au sein des conférences électroniques,
• de réduire la quantité d'information non souhaitée reçue,
• d'offrir la possibilité de retrouver facilement les contributions originales.

Les éléments fondamentaux de la méthodologie sont la création d'en-têtes pour les contributions, inspirés de la gestion de la documentation, ainsi que la classification organisée des contributions pour pouvoir les retrouver. Une équipe de gestion dont la structure garantira l'efficacité de la partie de la méthodologie représente la partie opérationnelle de la méthodologie.

Les services

Les différents services impliqués dans la méthodologie sont organisés sous forme de matrice, d'après les volets fonctionnels et les points principaux. La combinaison organisée de tous ces services constitue la méthodologie.

	TECHNIQUE	USAGER	CONTENU
GESTION DU MÉDIA	Définition Gestion d'erreurs	Abonnements Résiliations	Promotion
MOYENS	Traduction par logiciel	Profils des abonnés Soutien Formation	Règles des conférences électroniques Modération Animation En-tête de contribution Traduction des FAQ
GESTION DE L'INFORMATION	Classification Conception des W3 associés Définition des Hypermails 17	Accès aux W3 associés	Actes Enquêtes Analyses statistiques

Chaque unité fonctionnelle est définie ci-dessous, par ordre alphabétique, quelques unes sont facultatives (F) :

• Abonnements - résiliations: les processus d'abonnement pour les nouveaux usagers et de résiliation seront assistés afin de réduire les inconvénients couramment associés à ces mécanismes, tant pour l'usager concerné que pour les autres abonnés dérangés par les messages administratifs ne les concernant pas. On mettra une attention particulière à rendre ce service le plus naturel possible pour les abonnés.

• Accès aux W associés: l'accès des usagers aux W3 associés à chaque conférence électronique sera organisé afin de rendre plus facile leur utilisation. L'accès permettra aussi de poser des questions par mots clefs.

• Actes (F): si nécessaire, on prépare des actes périodiques comportant les contributions les plus importantes, puis on les place dans le site du W3 associé.

• Analyse statistique (F): si nécessaire, certains types d'analyses pourraient être exécutés sur le contenu de la contribution, partant de la fréquence d'utilisation de mots ou de groupes de mots.

• Animation (F): si nécessaire, le modérateur anime la conférence électronique en envoyant des informations pertinentes qu'il obtiendrait après une recherche dans le domaine spécifique de la conférence électronique.

• Classification: les contributions anciennes sont gardées dans une archive de type "hypermail". La méthodologie propose cinq catégories pour la classification:

  C1: les contributions rejetées pour des considérations éthiques; ces contributions ne sont pas archivées.
  C2: les contributions rejetées parce qu'elles ne respectent pas les règles (par exemple, hors sujet), mais qui sont gardées seulement pendant un mois (afin de parer l'argumentation de censure).
  C3: les contributions limitées dans le temps (par exemple, annonce d'une conférence), et qui sont effacées après échéance.
  C4: toutes les autres contributions qui sont archivées.
  C5 (F): si nécessaire, il faudrait définir une nouvelle catégorie pour les contributions particulièrement pertinentes afin de construire progressivement la mémoire institutionnelle de la communauté virtuelle.

• Conception des W3 associés: chaque conférence électronique aura un site W3 associé pour offrir un accès simple à toutes les informations importantes (règles, FAQ...) ainsi qu'un accès organisé aux différents archives "hypermail" de la conférence électronique.

• Définition de l'hypermail: la configuration des archives de l'hypermail

• Définition technique de gestion de moyens : la décision pour la gestion du logiciel de la conférence électronique. La configuration de chaque conférence électronique avec ses paramètres relatifs au logiciel.

• En-têtes pour les contributions : voir Modération

• Enquêtes (F) : si nécessaire, un certain type de sondages sera fait d'après les paramètres de la conférence électronique (abonnés, fréquence et taille des messages, etc.).

• Formation : on offrira en permanence une formation à travers le réseau dans le domaine de la "netiquette" et de l'utilisation efficace des ressources de l'Internet.

• Gestion d'erreurs : le filtrage des messages mal orientés et l'épuration des adresses comportant des erreurs permanentes.

• Modération : c'est l'élément fondamental de la méthodologie. Le processus est le suivant :
  • On classe la contribution en conséquence.
  • On définit le statut d'une contribution d'après les règles établies.
  • On peut alors envoyer l'en-tête.
  • Si la contribution est valable, il faut donc créer lui créer son en-tête; celui-ci caractérise la contribution et comporte un résumé en chacune des langues ainsi qu'un URL de l'endroit où la contribution originale est conservée.

• Profil des abonnés (F) : si c'est un critère requis, tous les abonnés sont invités à remplir une fiche de profil; toutes les fiches sont organisées pour accès facile dans les W3 associés.

• Promotion (F) : si nécessaire, on organisera un service de promotion et publicité.

• Questions Fréquemment Posées (FAQ) : Les Questions Fréquemment Posées sur le système de conférence et sur chaque conférence en particulier sont organisées par avance pour rendre faciles les recherches et les questions-réponses.

• Règles pour les Conférences Électroniques : c'est une pièce clef de la méthodologie. Pour chaque conférence électronique sera défini un ensemble de règles précises fixant le domaine, la focalisation, les politiques acceptables et tous les paramètres pertinents relatifs à la conférence et à ses abonnés. Cette information sera utilisée dans les processus de modération pour trier et classifier les contributions selon les catégories correspondantes. On fera un effort spécifique pour que les abonnés aient un accès particulièrement convivial à cette information.

• Soutien : on offrira un service de soutien pour assister les abonnés au moment de prendre une décision.

• Traduction : voir Modération

• Traduction par logiciel : la sélection et l'utilisation d'un logiciel pour assister la traduction

LE CAS SPÉCIFIQUE D'UN CONGRES

Un système dual w3/conférence peut accompagner un Congrès, de la phase préparatoire à la phase de suivi, en passant par le Congrès lui-même. Les ingrédients d'un tel système sont les suivants :

Réalisation d'un site WWW informationnel

Ce site est destiné à toute l'information relative au Congrès et l'inscription des participants

Ce site pourra réunir de façon pédagogique toute l'information relative au Congrès (présentation et annonce, brochure, programme, liste des organisateurs et partenaires, présentation des intervenants et de leurs contributions, résolutions du Congrès).

Diffusion de l'annonce du Congrès dans un ensemble de conférences électroniques

Une démarche systématique devra être faite pour compiler tous les sites Internet et conférences électroniques qui ont une relation avec le Congrès et des liens w3 seront établis. A partir de cette information, il sera possible de diffuser l'annonce du Congrès à partir de l'Internet et de toucher le public intéressé.

Organisation de conférences électroniques

Ces conférences doivent permettre un débat ouvert et transparent sur le thème ainsi, et c'est le plus important, que le suivi post-congrès. Selon les moyens consentis, il pourra s'agir de conférences traditionnelles ou de conférences gérées selon la méthodologie présentée ici. Si les moyens sont suffisant, il sera possible aussi d'organiser une participation à distance des personnes qui ne peuvent se rendre au lieu du Congrès. Pour cela, des comptes rendu synthétiques seront rédigés pendant la conférence, traduits dans les langues choisies, et envoyés dans les conférences électroniques. En retour, les interventions des participants à distance seront introduites sur le lieu de la conférence.

Une application optimale de cette modalité, qui a été expérimenté par la FPH (Fondation Leoplod Mayer pour le Progrès de l'Homme <http://sente.epfl.ch/fph/>), lors de la réunion "Alliance pour un monde solidaire et unitaire", tenue à Sao Paulo, en décembre 1997 (http://www.echo.org/), demanderait également une réflexion méthodologique approfondie de manière a articulé les communications des différents groupes (locaux et à distance) et aussi à permettre à des populations ne disposant pas des moyens Internet de pouvoir participer à travers des moyens plus traditionnels (fax, téléphone, radio).

CONCLUSION

Les technologies de l'information et la communication sont, comme la langue d'Esope, capable du meilleur comme du pire. Pour en faire un outil qui révolutionne les rapports humains et ouvre des perspectives nouvelles pour des rapports transparents, participatif et affranchis des limites spatiales et temporelles, il est nécessaire de prendre conscience de deux aspects fondamentaux:

• Si l'utilisation des logiciels d'information et communication est relativement à la portée de tous, il ne faut pas se laisser bercer par les illusions! Un sérieux effort de formation aux méthodes et à la culture sous-jacente aux communautés virtuelles est indispensable pour éviter de tomber dans le pire et en tirer le meilleur profit.

• L'articulation d'un espace de communication entre des personnes éloignées par la distance géographique, linguistique et culturelle ne peut se réaliser simplement en les "interconnectant" avec des moyens télématiques, si puissants soient-ils ! Un effort méthodologique approfondi est requis pour que la communication fonctionne, la transparence soit proactive et la participation à distance des acteurs sociaux se réalise et respecte les critères de la démocratie.

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1 pimienta@funredes.org (FUNREDES) - http://funredes.org

2 Deux classes d'outils électroniques pour les conférences sont à distinguer. Les "listserv", qui prennent leur origine dans le réseau Bitnet, et permettent d'envoyer et recevoir des contributions de et à un groupe d'abonnés sous la forme de courriers électroniques Les "newsgroups" qui consistent en une gigantesque banque de données de thèmes de discussion que l'on peut consulter à son gré par un dispositif d'accès. Le premier avec une orientation plus scientifique, le second avec une tradition plus libertaire. Dans cet article nous nous référons plus spécifiquement aux "listserv" (synonymes: serveurs de listes, listes de discussion, forum électronique).

3 Sigles anglais (Computer Mediated Communication") ou espagnol ("Comunicación Mediante Computadora") pour "Communication Assistée par Ordinateur".

4 Des exemples multiples peuvent être trouvés dans les conférences de l'Association pour le Progrès de la Communication (APC) dont le site Internet est http://www.apc.org ou également dans le site Internet de FUNREDES.

5 Accès à des fichiers par recherche sur le nom du fichier

6 Accès à l'information par menu arborescent, une réminiscence de l'informatique traditionnelle

7 World Wide Web: accès à l'information par hypermédia, c'est à dire un interface où par un simple clic sur des mots (ou des figures) préindiqués l'utilisateur se déplace ("navigue") pour récupérer de l'information relative à ce mot. Cette information peut prendre la forme de texte, graphiques, sons images fixes ou images animées. On utilise indifféremment, en français: www, w3 ... ou aussi "la toile".

8 Traditionnellement appelé par un jeu de mots en anglais "netiquette" (de network etiquette)

9 Procédé connu par le mot anglais "spamming"

10 Nous insistons sur l'aspect méthodologique au moment où apparaissent de nombreuses progiciels basés sur le w3 qui apportent des solutions, certes élégantes à la gestion des conférences électroniques, mais qui, en les assimilant à des systèmes d'information, les affaiblissent sur le plan de la communication. Le gommage de la partie "communication" présente de sérieux inconvénients et les expériences se répètent avec la frustration de l'échec - les participants ne participent pas- et l'incompréhension des raisons de l'échec - le dispositif est si élégant que les organisateurs ne comprennent pas pourquoi les utilisateurs ne s'en servent pas !

11 L'animation d'une conférence électronique consiste à l'alimentation des débats par des contributions relevantes au thème de la conférence.

12 Il y a deux type de conférences dites "modérées". Quand la modération est complète, aucune contribution n'est envoyée directement aux participants. Le modérateur intercepte toutes les contributions et décide, selon des critères établis, de la pertinence ou non de la contribution. La personne chargée de la modération peut rejeter ou éditer les contributions. Dans un mode avancée cette personne pet établir des synthèses des contributions. Quand la modération est souple, les contributions parviennent directement au public concerné mais la fonction de modérateur (on dit "propriétaire" dans ce cas) conserve le droit d'expulser les participants qui enfreignent les règles.

13 Un abonné désire se retirer et en informe toute l'audience au lieu de s'adresser aux personnes chargées de la gestion de la conférence

14 Questions Fréquemment Posées (il est de coutume, pour éviter de revenir sur les questions fréquentes, d'organiser des documents de questions-réponses que l'utilisateur est fortement encouragé à consulter avant de s'adresser à la communauté, de manière à éviter de saturer le dispositif par la répétition des réponses à des questions similaires.

15 "Junkmail" en anglais, publicités et invitations de toutes sortes

16 Le logiciel classifie ("filtre") les courriers en fonction de critères établis par l'utilisateur (source, mots-clef, …). Cela permet de dégager la corbeille des messages rentrants et d'aller à l'essentiel.

17 "Hypermail": la mise en archive accessible sur le W3 des contributions passées envoyées à la conférence

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