M M U U L BBBB RRRR I MM MM U U L B B R R I M MM M U U L BBB RRR I M M U U L B B R R I M M UUUU LLLL BBBB R R I VERSION 2 M U L B R I MENSAJERIA UNION LATINA BASADA EN REDES DE INVESTIGACION Messagerie Union Latine Basee sur Reseaux de Recherche AUTEUR: Daniel Pimienta, Conseiller Scientifique de l'Union Latine, Aptdo 2482 Santo-Domingo Republique Dominicaine tel: 1-809-686-5227/688-0901 ULAT-RD@FRMOP11.BITNET DATE : 27 novembre 1989 MULBRI VERSION 2 Ce document decrit un systeme permettant de deporter sur PC/DOS la gestion d'une messagerie basee sur les reseaux de recherche tels que EARN, BITNET et les reseaux associes par passerelles. Cette messagerie est prevue pour etre utilisee entre les Bureaux de l'Union Latine, entre les Charges de mission de l'Union Latine en deplacement internationaux et leur Bureau de rattachement, et entre les chercheurs de l'Union Latine et l'ensemble des chercheurs membres de reseaux pour la recherche. Le principe de cette messagerie est de reporter la gestion du courrier sur le PC, de facon a minimiser les temps de connexion et a utiliser un environnement plus familier pour les membres de la messagerie. L'ensemble des programmes et procedures developpes ont ete fait dans un souci d'economie d'effort plus que de qualite, le resultat doit donc etre considere comme un MODELE OPERATIONNEL plus que comme un veritable produit. Le document decrit, egalement les aspects operationels d'organisation a mettre en oeuvre pour faire de ce modele un outil pratique. PLAN DU DOCUMENT: 1- OBJECTIFS 2- CONSIDERATIONS GENERALES 3- CONSIDERATIONS TECHNIQUES 4- PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT 5- PRINCIPES D'ORGANISATION 7- ANNEXE1: LISTAGE DES PROGRAMMES 8- ANNEXE2: BIBLIOGRAPHIE 1- OBJECTIFS MULBRI repond a plusieurs objectifs. 1) un objectif pratique pour les fonctionnaires de l'Union Latine: offrir un outil fonctionnel qui permet une communication economique et complete entre les differents bureaux de l'Organisation, et entre les charges de mission en deplacement et leur bureau de rattachement. 2) un objectif pratique pour les chercheurs de l'Union Latine: offrir un outil de participation aux reseaux pour la recherche existants a partir d'un environnement informatique leger, decentralise et maitrise (le standard PC/DOS). 3) trois objectifs experimentaux pour le projet REDALC: a) permettre a un cout raisonnable l'utilisation depuis le Siege de l'Union Latine du reseau EARN, de facon a etre en situation d'en utiliser toutes les fonctionnalites pour le benefice du projet (en particulier la gestion d'une conference electronique sur le theme de REDALC), et d'effectuer un bilan critique complet (fonctionnalites et qualite de l'interface utilisateur en premier chef) qui fera partie de l'etude de faisabilite du projet. b) proposer un modele de ce que pourrait etre une interface appropriee pour REDALC, le tester et, eventuellemet, deduire de l'experience un cahier des charges d'une interface a developper pendant le deroulement du projet. 4) un objectif potentiel de contribuer a resoudre les problemes poses a des organismes de recherche, membres de EARN, qui presentent les memes caracteristiques que l'Union Latine: grande dispersion geographique des etablissements, culture informatique legere (PC), et faibles moyens administratifs. AVERTISSEMENT: l'ampleur des objectifs ne doit pas faire oublier que MULBRI n'est pas un produit qui offre les criteres de qualite industriels, et que d'autre part il est constitue d'un assemblage de programmes et procedures dont certains sont en vente sur le marche des logiciels, et qui donc ne peuvent etre cedes. 2 CONSIDERATIONS GENERALES MULBRI est ne du besoin, apparu dans le deroulemet du projet REDALC, d'obtenir l'acces au noeud EARN de Montpellier (le CNUSC), qui a accepte d'heberger l'Union Latine, a partir de Santo-Domingo. La premiere solution obtenue a ete de prendre un abonnement au transporteur international TELENET. Les couts associes a cette solution (10$ US par heure de connexion plus 0.35 $ pour chaque 1000 caracteres echanges) ont immediatement entraine le besoin de diminuer les temps de connexion. Par la suite, le developpement de liaisons quotidiennes entre Santo-Domingo et Paris, a en meme temps cree un besoin de generalisation a d'autres bureaux, et a souligne l'urgence de structurer les methodes et les techniques de communication. MULBRI est donc une tentative de solution a cette situation. Les circonstances (tres faibles disponibilites en temps et en moyens) font que cet outil n'a pas ete developpe dans les regles de l'art, en partie d'une analyse des besoins, en ecrivant un cahier des charges et en apportant le soin au developpement du produit que justifie l'importance de l'enjeu. C'est pour cela que nous le qualifions de modele operationnel, et que nous prevoyons une evolution dans les mois qui viennent. La contrepartie pour permettre l'operabilite de MULBRI se trouvera dans le soin apporte a la resolution des problemes d'organisation, en tout premier lieu a Paris ou se trouve le Bureau qui echangera 80% des communications intra-Union Latine. De toute facon, dans son existence actuelle MULBRI est un produit transitoire, car l'arrivee progressive de REDALC dans les annees qui suivent modifiera l'environnement et les besoins. De plus, devrait apparaitre, au plus tard avec REDALC, ou plus rapidement dans EARN, des produits possedant des fonctionalites similaires et complementaires. Il n'est d'ailleurs pas exclu que nous soyons en situation, dans le cadre de REDALC, de coordonner le developpement d'un tel produit en assurant la definition du cahier des charges et le suivi du developpement. 3- CONSIDERATIONS TECHNIQUES 3.1- ENVIRONNEMENT MULBRI est un produit qui recouvre plusieurs environnements. En effet, la nature du probleme traite entraine la mise en oeuvre simultanee de materiels et logiciels dans plusieurs domaines. -Domaine du noeud EARN, grand ordinateur: systeme VM et logiciels lies a EARN (MAIL); -Domaine du transport entre les noeuds EARN (et passerelles): logiciel MAIL, NAMES, LISTSERV, etc; -Domaine du transport entre le terminal PC et le noeud: ceci est dependant des pays, TRANSPAC en France, TELENET pour l'instant en ALC; -Domaine du terminal PC: SIMPC pour l'emulation en terminal 3278 (avec sa contrepartie logiciel dans le noeud EARN), et l'esemble des programmes batis au dessus de SIMPC (procedures .SIM); -Domaine du traitement PC: l'ensemble des programmes rajoutes dans le PC pour assurer la gestion des messages (ecriture, lecture, archivage). 3.2- MATERIELS ET LOGICIELS NECESSAIRES Un produit generique offrant les fonctionalites de MULBRI devrait etre capable de fonctionner dans des environnements heterogenes (par exemple un terminal APPLE, un noeud DIGITAL, un logiciel autre que SIMPC, etc..). MULBRI est un produit specifique qui a ete developpe pour un environnement particulier et necessite donc: -un terminal de type PC equipe d'un modem (V22 et/ou V22bis et/ou X32 selon le standard accepte par le transporteur dans le pays), -le logiciel SIMPC dans le PC, -les logiciels MULBRI (parametrise selon le transporteur et le noeud d'acces) dans le PC, -les logiciels "outils PC" associes a MULBRI (dans ce cas n'importe quel logiciel qui a des fonctionnalites similaires fait l'affaire): .un editeur pleine page (EDIT), .un lecteur de fichier (BROWSE3), .un gestionnaire de menus arborescent (MENU), .un programme de compactage (PKARC), .un programme d'encryption (PKARC), .un gestionnaire de fichier plein ecran avec clefs parametrisable (FC3), -un noeud EARN avec le systeme VM/CMS et les logiciels MAIL et NAMES, ainsi que la contrepartie de SIMPC (SIMPC3278) et la contrepartie de MULBRI (procedures REXX de type EXEC). 3.3 INSTALLATION ET PARAMETRAGE Il existe une procedure INSTALL.BAT qui installe le logiciel dans le disque dur d'un PC sous DOS (version 3.30). A la suite de cette installation, il reste a parametriser le systeme MULBRI. -Installation des "outils PC" dans une bibliotheque accessible (commande PATH dans la procedure AUTOEXEC.BAT), et declenchement du programme FC3 au chargement (AUTOEXEC.BAT). -Definition de la procedure de connexion CAXX.BAT, ou XX est le nom du pays, et adaptation de la procedure generique CA.BAT. -Mise en place des programmes similaires a XPAC.SIM ou TELENET.SIM, et CNUSC.SIM, selon les procedures de connexion au noeud EARN et au transporteur . -Chargement dans la machine EARN des procedures EXEC de MULBRI (en principe les deux phases precedentes seront effectuees par l'auteur de cette note ou un professionel). -Mise a jour du MENUC, pour les bibliotheques d'archives, pour le menu de connexion, et pour le choix des couleurs (il est egalement possible d'incorporer au menu des mots de passe et une gestion de l'utilisation). Aujourd'hui, il est prevu que l'installation se fera directement lors de deplacements de l'auteur de ce document. Toutefois l'installation a distance semble une possibilite realiste, dans la mesure ou les informations suivantes sont fournies: - type d'acces telephonique (no de telephone du transporteur et prise de ligne du central, s'il y a lieu), - definition des etapes de la procedure de connexion. 3.4 CONFIDENTIALITE ET SECURITE Il y a deux niveaux de confidentialite a respecter: 1) dans l'acces a un transporteur de donnees payant, 2) dans l'acces a la machine VM dans le noeud EARN. Dans les deux cas, un mot de passe est fournit a l'utilisateur qui devra eviter sa propagation (les mots de passe seront enleves des procedures de connexion automatiques), et veiller a le changer avec une frequence raisonnable. En ce qui concerne la securite des donnees echangees, la complexite de l'environnement laisse augurer des situations delicates (par exemple dans le cas de coupure de lignes au milieu d'une procedure automatique). Il n'a pas ete developpe de procedure de recouvrement d'erreur dans MULBRI, Par contre une grande redondance est prevue dans les instances des donnees echangees (un fichier emis est conserve dans une bibliotheque PC, dans le noeud EARN emetteur et dans le noeud EARN receveur) qui devrait permettre de limiter la disparition reelle des donnees. La gestion du controle de reception des messages est manuelle et fait partie des responsabilites de l'operateur de communication dans chaque bureau, et en premier lieu a Paris. Il est egalement prevu de s'appuyer sur le systeme d'accuse de reception de VM pour permettre un controle efficace. De plus il est prevu de declencher une trace d'ecran VM dans les procedures REXX qui sera rapatriee sur le PC apres chaque appel de maniere a etre en mesure d'examiner des situations comportant des anomalies. Une tele-maintenance est envisageable, elle sera d'autant plus facile lorsqu'il s'agira des bureaux utilisant le noeud commun du CNUSC. 3.6 ASPECTS UTILISATEURS Il y a quatre types d'utilisateurs: 1) Les correspondants n'ont pas a connaitre l'existence de MULBRI, il remettront des disquettes de fichier et recevront des listages et/ou des disquettes (par la suite, dans le cas du Bureau de Paris, ces echanges se feront par l'intermediaire d'un reseau local. 2) Les chercheurs de l'Union Latine devront se familiariser avec MULBRI, et en premier lieu avec l'acces EARN. Il faudra prevoir des sessions de formation en essayant de demultiplier autant que possible la chaine (un enseigne devient un enseignant). 3) Les operateurs de communication devront beneficier d'une formation a l'utilisation de MULBRI. L'operateur du bureau de Paris aura une responsabilite particulierement importante et devra donc recevoir une formation plus etendue qui incluera le fonctionnement interne de MULBRI. Dans tous les bureaux au moins deux personnes devront etre capables d'assurer l'operation du systeme de messagerie. 4) L'administrateur de MULBRI est la personne chargee de la maintenance, de l'adaptation et de l'evolution du systeme. Cette personne devra avoir acces a toutes les machines VM, et sera la seule habilitee a apporter des modifications et des rajouts. En principe, cette fonction sera sous la responsabilite de l'auteur de ce document qui pourra la deleguer dans un premier temps a un professionnel exterieur, et a terme au Responsable de communication du Bureau de Paris. 4 PRINCIPES GENERAUX DE FONCTIONNEMENT Les fonctions de MULBRI sont accessibles par la commande MENUC qui met en place un menu arborescent. Ce menu permet d'acceder aux primitives de MULBRI. Les primitives de MULBRI sont des programmes de type BAT. Une partie d'entre eux est dediee a des activites purement locales dans le PC (sans connexion vers EARN), et peut parfois faire appel a d'autres fonctions de gestion par l'intermediaire du programme FC3, une sorte de boite a outils qui permet la definition d'actions a partir des clefs F du PC, soit directement, soit en conjugaison avec ALT ou CTL ou MAJ. L'autre partie, celle liee a des connexions, est constituee de programmes BAT qui font appel a des programmes de type SIM (programmation SIMPC) qui eux memes peuvent declencher des procedures EXEC sous VM, dans tous les cas il s'agit de programmes du type "operateur programme" c'est a dire qui simule le comportement d'un operateur. 4.1 LES PRIMITIVES ET LES PROGRAMMES ASSOCIES TITRE MENU TITRE MENU PRIMITIVE APPEL SIM EXEC NIVEAU 1 NIVEAU 2 A-RECEVOIR..A-UNION LATINE......RECUL......RECUL...RUL..RECIBUL B-LOCAL.............RECLO......RECLO...RLO..RECIBLO C-RESEAUX RECHERCHE.RECRI......RECRI...RRI..RECIBRI D-TOUS..............RECTO......RECTO...RTO..RECIBTO B-LIRE..........................LEER.......FC3 C- ECRIRE...A-UNION LATINE..... ESCORUL....FC3 B-LOCAL............ ESCORLO....FC3 C-RESEAUX RECHERCHE ESCORRI....FC3 E-VOIR 'PAS PRET'...MIRANO.....FC3 D- ENVOYER..A-ENVOYER.......... MANTO......MANTO...MTO..MANDAR C-VOIR 'A ENVOYER'..MIRAMA.....FC3 G-VOIR RESULTAT.....MIRARE.....FC3 H-A ARCHIVER........ E- ARCHIVER.A-VOIR A ARCHIVER...MIRARC.....FC3 C-VOIR ARCHIVE EARN............FC3 D-VOIR ARCHIVE LOCAL...........FC3 E-VOIR ARCHIVE FRANCE..........FC3 ............................... K-VOIR ARC.VENEZUELA...........FC3 F- CONTROLE.A-ACCUSE RECEPTION..MIRACCRE...FC3 B-RESULTAT ENVOI....MIRARE.....FC3 H-CONNEXION.A-CONNEXION ULAT-XX.CAXX.......CAXX....---XX ....---XX B-CONNEXION ULAT-RD.CARD.......CARD....TELENET ....CNUSCRD C-CONNEXION ULAT-FR.CAFR.......CAFR....XPAC ....CNUSCFR E-CONNEXION MANUEL..C..........SIMPCSAV F-RECONNEXION.......R..........RECON D-DECONNEXION.......D..........COLGA I-DOCUMENT..A-TOUCHES SPECIALES.DOCTEC..... B-SITUATIONS SPEC...DOCSIT..... C-STRUCTURE MESSAGE.DOCMEN..... D-CONSEILS..........DOCCON..... Notes: - Les appels concernent des programmes de type SIM lorsqu'il n'est pas mentionne FC3. - Le menu connexion est indique a titre d'exemple, il est en fait adapte selon le pays. 4.2 LE MENU FC3 Ce programme permet de faciliter les manipulations de fichiers en plein ecran, et permet une definition des cles de fonction. Il est donc tout indique pour la gestion des fichiers messages. F1 : REGARDE F2 : EDITE F3 : IMPRIME F4 : PRET (envoi dans bibliotheque RED pour envoi ulterieur) F5 : TRI PAR TYPE F6 : TRI PAR DATE F7 : TRI PAR NOM F8 : VISUALISE DISQUE A F9 : VISUALISE DISQUE C F10: MENUC alt-F1 : COMPACTE alt-F2 : DECOMPACTE alt-F3 : SUPPRIME ACCENTS alt-F4 : ENCRYPTION alt-F5 : DECRYPTION alt-F6 : alt-F7 : alt-F8 : alt-F9 : alt-F10: SORTIE maj-F1 : COPY VERS C maj-F2 : COPY VERS A maj-F3 : VISUALISE .ULE maj-F4 : VISUALISE .RIE maj-F5 : VISUALISE .ULL maj-F6 : RAJOUTE .ULE maj-F7 : RAJOUTE .RIE maj-F8 : RAJOUTE .ULL maj-F9 : RAPATRIE VERS RED\ACTE (OPPOSE DE PRET) maj-F10: SORTIE ctl-F1 a ctl-F10 : ARCHIVAGE par pays 4.3 LA GESTION DES BIBLIOTHEQUES DOSEXT............. Contient les utilitaires accessibles DOSEXT est definit parmi les chemins d'acces (commande PATH). Liste des utilitaires: EDIT.COM, BROWSE3.COM, ARCK.COM/ARCXK.COM, SUPPACC.EXE... RED............. Contient l'ensemble des programmes (voir ci- . apres). . . ....RED/ACTE Contient les messages en ecriture . ....RED/ACTL Contient les messages en lecture . ....RED/ARC.....Contient les messages a archiver . . ........RI contient les archives EARN . ........LO contient les archives locales . ........FR contient les archives France . ........RD contient les archives Rep.Domin. . ----------- ........VE contient les archives Venezuela La bibliotheque des programmes RED contient 3 classes de programmes: - Les programmes SIMPC - Les programmes rajoutes a SIMPC (.SIM) - Les programmes specifiques a MULBRI, primitives et programmes d'appui (.BAT). - Les procedures REXX pour VM (.VM) 4.4 LA STRUCTURE DES MESSAGES Il existe 3 classes de messages: 1) les messages entre bureaux Union Latine: ddaaTnnn.ULs (exemple RDFRK123) ou dd est la source (FR, RD, VE, PE, IT, CO, AR...) aa est la destination (idem + TO pour envoi a tous les bureaux) T est le type de message (voir ci apres) nnn est le numero de sequence, de 000 a 999 s est le sens E pour emis, R pour recus. Les differents types de messages sont les suivants: N = NON BINAIRE (prevus pour permettre une lecture directe dans le gros ordinateur, par exemple par minitel), ces messages ne doivent contenir que des caracteres sans accents ni caracteres speciaux (en fait le jeu de base ASCII a 7 bits). Ce type est pris en compte automatiquement lors des transmissions entre gros ordinateur et PC. L'operateur dispose d'un programme pour supprimer les accents et caracteres ASCII etendus (ces derniers sont remplaces par un '?' (utilitaires SUPPACC). C = COMPACTE (TEXTE), indique que le message a subi un compactage et doit donc etre decompacte apres reception par l'operateur avant traitement. La compaction devrait permettre d'economiser de 10 a 50% sur la tarification au volume. K = CONFIDENTIEL, indique que le message est encrypte avec une clef de decodage. Seul le destinataire, prevenu par un message en clair auparavant est capable de le decrypter. F = FAX, indique que le message contient un fichier fax (compacte), de maniere a permettre a l'operateur un traitement approprie. D = DONNEES (COMPACTEES), indique que le message ne contient pas un texte (cela peut etre un programme, un texte non ASCII ou autre objet non ASCII). Un message prealable au destinataire l'a prevenu de l'arrivee et de la nature de ce fichier donnee. Si le type est different il s'agit d'un message ASCII etendu normal, on peut donc mettre un trype numerique de facon a avoir plus de numeros de sequence. 2) Les messages locaux Il s'agit de message envoye par un fonctionnaire en mission vers son bureau de rattachement. Ce message est directement envoye sur la machine correspondante et subit donc un traitement different. ddaaTnnn.ULL (exemple DPPMF023.ULL) dd est la source, cette fois- ci il ne s'agit pas d'un Bureau mais d'une personne membre d'un Bureau (par exemple DP pour Daniel Pimienta) aa est la destination, comme pour dd (par exemple PM pour Pilar Mosquera), la liste des dd/aa sera definit de maniere independante dans chaque Bureau (ainsi DP peut etre Daniel Prado dans la machine ULAT=-FR, et le programme sera parametre en consequence (table des destinations) pour le reste, rien ne change. 3) Les messages pour EARN ou reseaux associes NNNNNnnn.RIE ou RIjjmmhh.RIR (DUPON097.RIE ou RI241212.RIR) ou RIE est le type des messages emis, et RIR celui des messages recus. NNNN est un surnom au sens de la procedure EARN NAMES, et identifie donc un destinataire dans le reseau (la creation de ce surnom n'est pas prevu dans le PC a ce stade et devra donc etre effectuee directement dans la machine VM, avec la contrainte que ce nom abrege devra avoir exactement 4 caracteres). nnn est un numero de sequence. jjmmhh est la date jour, mois, heure. A noter que RIE est un message unique pour un destinataire alors que RIR contient une serie de messages concatenes. 4.5 LES FLUX DES MESSAGES -Les messages sont crees dans la bibliotheque RED/ACTEL. -Ils sont envoyes lorsqu'ils sont prets (apres avoir subi eventuellement un compactage, une encryption ou une suppression des caracteres ASCII etendus) dans la bibliotheque RED, et en meme temps sauvegardes dans la zone d'archivage RED/ARC, et automatiquement effaces de RED. -De la, ils sont envoyes vers la machine VM de l'emetteur (soit en binaire, dans le cas general soit en mode caractere si le type N est specifie). -De la, ils sont envoyes vers la machine du destinataire, selon le cas: .s'il s'agit d'un message local il est simplement conserve dans la machine VM de l'emetteur; .s'il s'agit d'un type RIE il est envoye, par la procedure MAIL, a l'utilisateur identifie par le NNNNN, et reste conserve dans la machine VM; .s'il s'agit d'un message de type ULE il est transforme en ULR est envoye, par la commande SENDFILE de VM, dans la machine du destinataire identifie par le champ aa, le message reste conserve dans la machine VM de l'emetteur sous la forme ULE. -Apres l'emission, l'emetteur doit archiver le message dans l'endroit adequat. -Les messages sont recus par le destinataire de maniere specifique selon la classe de message (LO, UL ou RI). -Les messages locaux sont rapatries dans le PC destinataire et transformes, dans la machine VM de ULL en ULLX. -Les messages EARN sont regroupes dans un fichier, sauvegardes dans un MAILBOOK du nom de ATRATAR pour archivage VM, et envoyes vers le PC destinataire. -Les messages internes UL sont conserves dans la machine VM et envoyes vers le PC destinataire. -Dans le PC, les messages subissent le meme traitement: ils seront envoyes de la bibliotheque RED vers les bibliotheques RED/ACTL et RED/ARC. Apres traitement par l'operateur (decompactage, impression, passage disquette, passage fax, etc), ils seront archives par l'operateur et effaces de la bibliotheque RED\ACTE (cela ne sera pas automatique). -Tous les messages ont ete conserves de maniere redondante dans les PC emmetteur et destinataire ainsi que dans les machines VM emettrice et destinatrice. La redondance dans les machines VM est prevue pour des fins de securite. Il appartient a chaque operateur, lorsqu'il a la conviction que les messages echanges sont bien arrivees d'effacer les copies gardees dans machine VM, ce traitement devrait etre effectue avec une frequence assez faible (une fois par semaine par exemple) de maniere a eviter le depassement de la capacite du disque de la machine VM. 4.6 LA GESTION DES ANOMALIES Apres l'execution du programme d'envoi, il est prevu de renvoyer a l'emetteur un fichier contenant la liste des messages n' ayant pu etre emis par suite de defaut de definition dans le nom du fichier. Il n'est pas prevu pour la version 1 de gestion automatique des anomalies de transmission. Il appartiendra a chaque operateur de s'assurer que les messages qu'il a emis sont bien arrives. Il peut le faire en controlant les accuses de reception gerees par VM, ou en s'adressant directement a ses contreparties dans les autres bureaux. En outre, il pourra en cas de probleme controler la trace de la console qui est creee apres chaque intervention. 5 PRINCIPES GENERAUX D'ORGANISATION L'elaboration de cet outil cherche a prendre en compte la nature et la specificite de l'Union Latine: -tres grande dispersion geographique, -croissance importante avec une propension a la reduction du rapport de personnel entre le Bureau de Paris et les autres Bureaux, et a une plus grande institutionalisation, -tres grande place laissee aux initiatives des fonctionnaires, mais en contrepartie, faibles ressources d'administration, -potentiel immense de synergies entre les differentes activites laisse au hasard des rencontres ou disponibilites improbables, -personnel souvent peu habitue aux methodes de l'entreprise et pour lequel la souplesse et l'independance dans la gestion de son travail est un avantage en nature, L'organisation prevue pour MULBRI est basee sur un petit nombre de principes simples: -la separation entre la communication interne a l'Union Latine et la communication avec le monde de la recherche, ce chapitre est d'ailleurs consacre a l'organisation de la communication intra-Union Latine; -une certaine rigidite pour rendre la communication efficace, mais reposant entierement sur des operateurs de communication et non pas sur les correspondants eux-memes; -la possibilite, en prevoyant le fax, d'obtenir une "tout-communication" entre les bureaux; -enfin, la possibilite de delocaliser les fonctionnaires: l'objectif, a terme, est de faire en sorte que la distance entre les Bureaux ne soit pas un facteur a prendre en compte dans les relations professionelles (cela n'enleve pas, au contraire, le besoin de rencontre entre les correspondants). Il est clair que ce principe repose sur le concept d'operateur de communication, et, dans le cas du Bureau de Paris sur le Responsable de communication. 5.1 STRUCTURE DU CONTENU DES MESSAGES MENSAJE DEL : 20/11/89 ORIGINADO POR : D. Pimienta, SEDE REDACTADO POR : D. Pimienta DESTINATADO A : Oficina Paris/Arago ATTENCION DE : D. Prado COPIA : JC Deve COPIA : C. Pinan SUJET : MODELO REF/E : MODELOULE REF/R : PARD0567 5.2 ROLE DU RESPONSABLE DE COMMUNICATION Il est charge, une fois par jour: - de collecter les messages a emettre sous formes de disquettes: - pour le cas le plus frequent, celui des messages texte ASCII etendu, .il enveloppe, si necessaire, le message dans le cadre defini (ou verifie que le cadre est bien respecte et le modifie le cas echeant); .il attribue un numero de sequence et rempli le champs REF/E (avec le nom du fichier); .il imprime le message pour le remettre a l'emetteur sous sa forme finale, ; .il verifie que la transmission des messages s'effectue bien; .il est responsable de l'archivage, et du passage regulier (tous les ans?) des archives en disquette; - dans les autres cas il prend les dispositions relatives au traitement impliquee par le type de message: .suppression des caracteres ASCII etendus dans le type N; .creation du fichier fax, attribution d'un nom et avis au destinataire par un message texte standard, pour le type F; .compactage du fichier si la taille le justifie ou pour les type C/D/F; .aide a l'encryption si le cas se presente; .verification de l'existence d'un message standard explicite prealable a l'envoi d'un fichier donnees; - de recevoir les messages, de prendre les dispositions impliquees par le type, de les distribuer sous la forme appropriee aux destinataires et de les archiver. - les operateurs de communication sont eux-memes des originateurs/destinataires de messages, il est recommande de faire appel a eux dans tous les cas ou il y a un doute dans l'acheminement. Un correspondant qui n'a pas de reponse peut, par exemple, verifier aupres de l'operateur si son correspondant est absent ou si le message n'est pas arrive. En particulier, il est fortement recommande aux correspondants d'informer leur operateur de leurs absences et deplacements (il y va de leur propre interet, d'une part, et c'est une forme de correction envers les emetteurs de messages d'autre part). L'operateur maintient donc un agenda des absences (superieures a quelques jours) des membres du bureau. De la meme maniere, lors de doutes sur l'acheminement des messages il est recommande aux operateurs d'assurer eux-meme le dialogue de facon a determiner l'etat de la situation. De meme, avec le developement du fax, les operateurs pourront se voir confier la responsabilite de renvoi postal ou par messager de courrier externe a l'Union Latine. - l'operateur N'EST PAS responsable de la non-reponse a un message, sa responsabilite s'arrete a l'information fiable que le message question est bien arrive au destinataire. - l'operateur N'EST PAS responsable pour la saisie des messages (sauf dans les petits bureaux ou il en sera decide autrement), ni pour la correction des fautes. 5.3 UNE BONNE COMMUNICATION Ce petit paragraphe n'a pas la pretention d'apporter la verite, ni meme des regles a suivre, mais simplement de rappeler quelques principes de methodes bases sur des constatations de simple bon sens. Une communication (professionelle) peut difficilement fonctionner sans retro-action ("feed-back"). La retro-action permet de se rendre compte d'abord que l'interlocuteur a bien entendu le message (et evite une desagreable impression de vide que l'on peut trouver par exemple dans des communications telephoniques ou les deux interlocuteurs ne peuvent parler en meme temps) et ensuite qu'il permet de verifier si l'interlocuteur l'a bien compris. La communication ecrite ne permet pas de retro-action simultanee (par contre, meme les silences du telephone laissent passer de la retro-action sous formes de respirations ou d'onomatopees). La communication ecrite oblige a une plus grande rigueur d'expression que la communication orale, peut-etre parce qu'il faut penser son message un peu plus, mais aussi parce qu'elle laisse des traces. En conclusion, un systeme de messagerie, une fois passe les premiers desagrements d'apprentissage (l'humour est difficile car il n'y a pas de caractere "clin d'oeil" dans les textes, mais pas impossible quand les interlocuteurs ont batis leur propre code de retro-action) peut s'averer un outil professionnel extremement efficace (plus efficace que le telephone, par la structuration de l'ecrit, et plus efficace que le telex car les echanges peuvent etre plus suivis et plus denses) a condition, d'abord, de recreer la retro-action, et ensuite de structurer ses echanges. LA RETRO-ACTION L'envoi d'un message qui informe ou surtout qui pose des questions et qui reste sans reponse plusieurs jours est tres penible, au point qu'il peut detruire la communication. Le doute sur le bon acheminement du mesage est nefaste a la communication. Cela dit, si ce doute est leve (il devra l'etre avec MULBRI), la lenteur dans la reponse peut etre encore plus desagreable car elle touche au probleme du respect de l'autre dans l'echange. Conclusion, il vaut mieux repondre a une serie de questions, "j'ai bien lu mais je ne pourrais pas les traiter dans l'immediat" que de garder le silence jusqu'au moment ou l'on a rassemble les reponses. Et dans le cas d'une simple information "offerte", un accuse de reception bref et froid vaut mieux que l'attente d'une prochaine opportunite d'echange pour remercier chaudement. Ne perdons jamais de vue que dans un echange visuel ou sonore les possibilites de retro-action sont infinies, alors que dans le cas d'echange de message ecrit elle se resume au contenu du message. LA STRUCTURATION Sans vouloir faire une analyse poussee des types d'informations professionnelles echangees, on pourrait distinguer quelques types d'echanges: l'information gratuite: "je t'informe de quelque chose susceptible de te servir" (par exemple, la presse dans le pays X a parle d'une action qui a un rapport avec tes activites) l'information pour action: "je t'informe de faits qui implique une action " (par exemple je viendrai te rendre visite a telle date) la recherche d'information: "je te pose des questions" (je voudrais savoir si le rapport sur tel sujet a ete termine") l'information en reponse a une question: "voici la reponse a ta question" (le rapport est fait il t'a ete envoye il y a 3 jours par courrier rapide) Pour des raisons evidentes il y a, la encore, de bonnes opportunites de frustrations dans la communication ecrite: par exemple je pose trois questions, et je recois deux reponses. Est-ce un oubli pour la troisieme ou bien est-ce qu'il ne sait pas, ou bien a-t-il besoin de temps pour rassembler les elements de reponse? Cette fois le malaise n'est pas affectif mais reellement profesionnel: je suis plus perturbe dans mon action par une reponse en suspens que par une mauvaise qui ne me satisfait pas, en fait j'aurais prefere savoir que mon interlocuteur n'etait pas en mesure d'apporter une reponse a la question 3, car j'aurais pu demarrer une action sans attendre. La recommendation dans ce cas serait, en emission, de bien separer les differentes types d'information, d'eviter les ambig?ites dans son expression, tout en restant concis, et ne pas hesiter a numeroter une serie de questions. Mais, une fois de plus c'est le question qui porte la plus grande responsabilite, celle de repondre point par point sans points en suspension... Exemple de bonne communication en reponse: QUESTIONS 1) As-tu recu le rapport de la XFVE sur l'enseignement du sardinien? 2) Au fait, peux-tu m'aider sur le dossier en cours? 3) Est-ce que tu as renvoye a Y la cassette qu'il nous a demandee? 4) Peux-tu faire une enquete sur l'avancement du projet W a la SNFCA, j'ai besoin de savoir rapidement ou ils en sont? REPONSES 1) Oui, j'ai bien recu le document, je l'ai lu et j'en pense ceci. Veux-tu que je le transmette a X? 2) Je n'ai pas compris ta question peux-tu la reformuler. De quelle dossier s'agit-il? Qu'attends-tu de moi? 3) Y est passe nous voir en octobre dernier mais il n'a laisse aucune instruction. De quelle cassette s'agit-il? Veux-tu que je le contacte? 4) Je suis desole mais je ne pourrais pas repondre a ta question avant 20 jours. Peux-tu attendre ou bien veux-tu que je la fasse suivre vers Z? 6 EXTENSIONS DE MULBRI (VERSION 3) Pour la version 3, il est prevu: - d'ajouter la gestion du fax, - d'installer un reseau local dans le Bureau de Paris, - d'installer un acces a 4800bps (4 fois plus rapide) au Bureau de Paris, - de rajouter une gestion d'agenda des correspondants, - et d'ameliorer la gestion des anomalies a la lumiere de la premiere experience en temps reel. ANNEXE 1: BIBLIOGRAPHIE 1) "El uso del complejo EARN/TELENET", nota tecnica de D. Pimienta del 17/9/89 (18 pages). Ce document redige pendant les premieres phases d'elaboration de MUBRI apporte une information plus detaillee sur l'environnement dans lequel MULBRI a ete concu. Sa lecture est recommandee AVANT celle de MULBRI, en particulier par les personnes sans bagage technique Ce document fournit les concepts de base sous-jacents et aborde les facteurs econmomiques. 2) "Manuel d'utilisation de EARN sous VM/SP", Dominique Pinse et Dominique Dumas, 3ieme edition fevrier 1989 (79 pages). Excellent ouvrage de reference pour les utilisateurs de EARN. Sa lecture est recommandee egalement au Responsable de communication du Bureau de Paris, car il comporte une bonne description de l'environnement VM. 3) "SIMPC User's guide" fichier SIMPC.ARC de la disquette SIMPC. Ouvrage technique de reference seulement necessaire aux personnes assurant la maintenance.