Santo Domingo el 17 de Diciembre 1995 A: Sr. Miguel Ceara, Presidente REDIID Sra. y Res del Consejo Directivo de REDID Asunto: Balance financiero en la relacion FUNREDES y REDID. Para analizar las relaciones financiaras entre REDID y FUNREDES es apropiado distinguir cinco tipos de flujos posibles, en funcion de las distintas actividades/tareas: 1-Tarea de asesoria: No hay flujo financiero de ninguna indole. Se trata de un convenio ad-honorem y se ha respetado escrupulosamente esta norma. Al contrario, las acciones de FUNREDES frente a terceros han consistido principalmente a hacer beneficiar REDID, ademas de su saber-hacer, de entradas de fondos indirectas, como contraparte de entrega de saber-hacer a terceros (ejemplo el mas tipico: salario de la coordinadora y secretaria REDID por parte de AACR). 2-Tarea de cobro de cuotas: FUNREDES financio sus costos directos facturando 15% del monto de las cuotas recaudas. Este porcentaje estaba supuesto cubrir los gastos de personal administrativo y de supervision. De hecho, el analisis a demostrado que este porcentaje permitio cubrir los costos directos (y por esta razon FUNREDES no facturo como operacion especial la gestion del cuestionario, como lo tenia previsto el convenio en el punto 9). Esta tarea esta terminada (ver informe final aparte). 3-Tarea de operacion no rutinaria: FUNREDES financia sus costos directos cobrando el tiempo de sus ejecutivos al prorrata de sus salarios. Estas prestaciones no comportan riesgos de errores dado el metodo. Se ha tratado de seguir el concepto de cobro por costo directo de manera muy estricta para que FUNREDES no salga deficitaria: asi es que el tiempo para la arquitectura de las operaciones o reuniones de coordinacion para la operacion han sido contabilizados (pero no asi, por supuesto, los tiempos de asesoria para conceptualizar la estrategia conduciendo a esas tareas). Las operaciones no rutinarias, efectuadas hasta la fecha, han sido las siguientes: -Arquitectura y organizacion de la operacion (14,000 pesos). -Formacion del personal telematico de REDID en 2 etapas (10,000 +1,200 pesos). -Asanamiento inicial de la operacion (7200 pesos). -Resolucion de situaciones excepcionales de mantenimiento (3000 pesos). Existe una operacion en curso de ejecucion ligada al convenio PRONATURA, la cual no ha sido aun formalmente avalada por parte de REDID. La propuesta esta descrita en un documento aparte. 4-Tarea de operacion rutinaria: FUNREDES financia sus costos directos (tiempo de sus ejecutivos) a partir de un metodo de calculo previsional para reflejar los costos directos. El flujo es mas complejo en la medida que la ecuacion incluye avances de fondos de FUNREDES a REDID, ligados a la operacion: -transportes para llegar a la institucion miembro, -llamadas internacionales para el mantenimiento (Puerto Rico), -salario del telematico de REDID (Funredes lo avanza y se reembolsa en el metodo de calculo), -material gastable (copias, papeles, disquetes...), -servicio telefonico de COMTEL. La evaluacion demuestra una fuerte subestimacion de los tiempos de operacion y entonces, una perdida para FUNREDES del orden de 120% de los montos facturados por tiempo de sus ejecutivos. Sin embargo, el metodo de facturacion resiste la analisis, al igual que el monto del costo horario computado, siempre que se aporta las correcciones debidas en los parametros de tiempo. Aqui cave senalar que las proximas facturas de FUNREDES reflejaran esas correcciones. 5-Prestamos de tesoreria, no previstos, efectuados por FUNREDES a REDID para evitarle situacion de no pago a empleados/pasantes. Desafortunadamente, estas situaciones han sido frecuentes, y han ocasionado momentos muy dificiles para la tesoreria de FUNREDES. Extrapolando hasta el final del ano los elementos que tenemos, el cuadro global seria aproximadamente el siguiente, para 7 meses de operacion (de junio a diciembre): ANALISIS GLOBAL DE FLUJOS FINANCIEROS US$ INGRESOS AVANCES ASESORIA 0 0 COBRO DE CUOTAS 700 0 NO RUTINARIOS HONORARIOS 2300 (n1) NO RUTINARIOS AVANCES 300 (n2) RUTINARIOS HONORARIOS 4000 RUTINARIOS AVANCES 3600 PRESTAMOS A REDID 2400 _________________________________________________________ _____ TOTAL 7000 6300 TOTAL/MES 1000 850 N1: Esta cifra no incluye las tareas ligadas al convenio PRONATURA (serian unos 1400$). N2: 4000 pesos de pago de los pasantes Coronado y Mayers N3: El pago de las facturas tiene un atraso promedio de 3 meses (incluyendo los avances). La situacion de pago es, antes de facturar el mes de noviembre, de una deuda global de 21,000 pesos. Todos los detalles referidos estan consignados en anexo. Sin otro particular, les saluda, atentamente Daniel Pimienta Director ANEXOS: I-Revision del metodo de calculo. II-Revision del costo horario. III-Calculo de los costos reales vs facturados. IV-Resumen de facturacion efectuadas. I- Revision del metodo de calculo Referencia: Convenio #1 de Operacion de REDID de Junio 1995 El analisis demuestra que si bien el metodo era valido, FUNREDES subestimo los tiempos de preparacion y seguimiento de las operaciones rutinarias. En el punto 1 del documento anexo tienen la base conceptual y matematica del calculo que se habia formulando anteriormente a la aplicacion del dicho convenio. El punto 2 del anexo compara el calculo del costo hecho sobre la base de la observacion de la dedicacion real, al promedio facturado. La conclusion que se evidencia es que FUNREDES a facturado a REDID un promedio mensual de US$ 635,00 menos que los costos reales, o sea US$ 2540 entre Julio y Octubre 1995 . (Les anexamos un calculo detallado de las facturaciones por concepto, y el calculo que nos lleva a esta conclusion). Estos costos no detectados corresponden a varios conceptos que no fueron contabilizados de manera sistematica: el tiempo de transporte para las visitas, el tiempo de preparacion anterior y de registro/sistematizacion posterior a las intervenciones externas, las reuniones de coordinacion del grupo, las reuniones internas de las instituciones FUNREDES y REDID, la auto-formacion continua y la gestion de personal. La nueva ecuacion que hemos calculado con la preocupacion de reflejar de la manera la mas precisa posible los costos de FUNREDES en la ejecucion del convenio #1 de operacion es la siguiente. NUEVA ECUACION CALCULO COSTOS OPERACION RUTINARIA: a) Variables: Cf = Costo fijo, corresponde a los conceptos mencionados (mantenimiento entorno general e informatico, coordinacion grupo, integracion en la institucion, gestion personal, formacion continua, etc.) Chr = Costo Horario de 150 pesos costo calculado segun la ecuacion en anexo TI: tiempo de intervencion TT: tiempo de transporte TS: tiempo de sistematizacion (logeo registros, elaboracion informes internos y externos, archivo, mantenimiento listas de usuarios, control pendientes, facturaciones, etc.) Adm:Costos administrativos: telefonos, material gastable, transporte, mantenimiento equipos b) Ecuacion: Costo total= Cf + Chr ( TI + TT + TS) + Adm c) Valor estimado de algunas variables: Hemos evaluado el tiempo correspondiente a Cf a seis dias mensuales o 48 horas, entonces: Cf = 48 Chr El tiempo promedio de transporte (TT) por intervencion es de una hora: TT=1 El tiempo promedio de sistematizacion (global) de dos horas: TS= 2 II REVISION DEL COSTO HORARIO 1 EL CALCULO ORIGINAL CONTEMPLABA LO SIGUIENTE: FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE EN DE BASE DE FUNREDES US$ DEDICACION Responsable 4000 A=1/5 Jefe proyecto 1000 B=1/2 Tecnico del 500 C=1 proyecto Personal apoyo 300 D=1/2 Bm$= 4000xA + 1000xB + 500xC + 300xD Bm$= 800 + 500 + 500 + 150 = 1950 US$ Horas de trabajo en un mes 22 x 8 = 176 Base horario en pesos : Bhp= (1950/176)* 13 = 144 pesos, rondado a 150 pesos. PREVISION del costo horario (variable Chr) PARA 1996 Hipotesis: - Reduccion dedicacion tiempo de Daniel Pimienta de 1/5 a 1/12 - Aumento salario Yacine Khelladi de 1000 a 1200 US$ - Aumento Salario tecnico de 450 a 880 US$ - Reduccion en gastos y soporte administrativo de 1/2 a 1/10 FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE EN DE BASE DE FUNREDES US$ DEDICACION Responsable 4000 A=1/12 Jefe proyecto 1200 B=1/2 Tecnico del 880 C=1 proyecto Personal apoyo 300 D=1/10 TOTAL 335+ 600+ 880+ 30 = US$ 1845 = RD$ 25092 Con 176 horas por mes: 25092/176 = 142.5 Redondeado a 150 RD$/hora/$ Conclusion: Hay un balanceo entre los cambios de la ecuacion, no hay cambio de tarifa por hora (pero si un aumento estructural de los tiempos de intervervencion por operacion) III CALCULO DE LOS COSTOS REALES vs FACTURADOS. LAS DEDICACIONES DE TIEMPO OBSERVADAS HAN SIDO DE: FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE EN DE BASE DE FUNREDES US$ DEDICACION Responsable 4000 A=1/9 Jefe proyecto 1000 B=1/2 Tecnico del 450 C=1 proyecto Personal apoyo 300 D=1/10 Dedicacion real: 445+ 500+450+ 30= US$ 1425 Costos administrativos (tel, taxi, mat. gastable) US$ 100 Total US$ 1525 LAS FATURACIONES EFECTUADAS HAN SIDO DE UN PROMEDIO DE 12,000 pesos, es decir 890 US$. COMPARACION REALIDAD / FACTURADO El promedio real: RD$ 20740 = US$ 1525 El promedio facturado: RD$ 12000 = US$ 890 La diferencia es entonces de US$ 1525 - 890 = 635 mensual IV- RESUMEN FACTURACIONES REALIZADAS 3.1 Detalle Facturaciones FUNREDES a REDID (los gastos administrativos estan incluidos en lo rutinario) Conceptos TOTAL RutinarioNo rutinario Prestamos Factura 1 convenio #1 (mayo y junio 95) 34502.50 detalle: Arquitectura y organizacion 2 convenios 14027.50 Curso y seleccion pasantes INTEC 10205.50 Mantenimiento de la RED No rutinario 3070.00 Operacion inicial no rutinaria 7200.00 Factura 2 Convenio 1 (Julio 95) 15513.50 detalle: Operacion rutinaria 14315.00 Formacion suplementaria 1200.00 Factura 3 convenio 1 (Agosto Septiembre 1995 + PASCI) 25213.08 detalle: Operacion rutinaria 19213.08 Indemnizacion segundo pasante PASCI 6000.00 Factura 4 Convenio 1 (Octubre 95) 13048.00 detalle :Operacion rutinaria 13048.00 Facturacion Prestamos a REDID (Noviembre 95) 7895.00 detalle: 1/2 Salario Pablo Nunez Oct./Nov. 6000.00 1/3 Costo Mensajero Noviembre 1450.00 Visa Venezuela ESLARED Pablo Nunez 405.00 Operacion cobro de cuotas Factura Convenio cuotas 1 3037.50 Factura Convenio cuotas 2 5400.00 pendientes no incluidos: Facturacion Convenio 1 Noviembre Facturacion Cuotas3 525 Otros AVANCES TOTAL Por concepto: OPERACION Julio-Octubre 46576.08 Operaciones No rutinarias 35703.00 15% CUOTAS 8437.50 PRESTAMOS TESORERIA 13855.00 TOTAL FACTURADO 104027.08 CONCLUSION: PROMEDIO PARA CALCULO COSTOS MENSUALES: calculo para el periodo JULIO y OCTUBRE (se excluye Junio) promedio mensual facturado por la operacion rutinaria RD$ 11644.02 promedio mensual facturado por la operacion normal RD$ 11944.02