Combien d'entre nous ont vécu la situation frustrante de participer à des conférences où les participants, après avoir établi un diagnostic précis et de qualité sur les problèmes à résoudre dans telle ou telle situation particulière et élaboré un plan d'action efficace, se séparent dans l'enthousiasme ... puis laissent le plan d'action tomber dans l'oubli des Actes du colloque et les problèmes subsister?
Trop souvent malheureusement cette situation se répète, surtout dans les pays en développement où la mauvaise qualité des moyens traditionnels de communication (courrier ou téléphone) sert d'excuse pour justifier le manque de suivi.
La Communication Assistée par Ordinateur a apporté un début de solutions à ce problème, dans les années 80, avec l'apparition des conférences électroniques2 qui permettaient de donner l'infrastructure pour que la communauté du Congrès se transforme en "communauté virtuelle" et que les mots de suivi et engagement prennent toute leur valeur après la tenue de la réunion spatio-temporelle.
Cependant, à cette époque, le nombre d'utilisateur des nouvelles technologies de la communication était trop limité pour que l'expérience s'échappe des cercles des scientifiques ou de certaines communautés d'ONG intéressées à résoudre les problèmes du développement dans le Sud. Il reste toutefois à dresser un bilan et les enseignements d'une période fertile en expériences et à essayer de conserver une partie de la foi qui a animé les pionniers de la "CMC3" et a permis l'émergence de réalisations de grande valeur 4.
Entre 1992 et 1995, les Nouvelles Technologies de l'Information et la Communication (NTIC) ont accéléré les progrès avec l'apparition des logiciels globaux d'accès à l'information (Archie 5, Gopher 6 puis W3 7) qui apportèrent des solutions originales pour récupérer des informations logées dans n'importe quel ordinateur d'un réseau à l'échelle mondiale et ont donc permis d'adjoindre la partie information aux outils des communautés virtuelles. Malheureusement aussi, avec la massification de l'utilisation de l'Internet, cette période correspond à la dissolution des critères éthiques associés au réseau 8 et à l'irruption des marchands du temple virtuels avec leurs pratiques mercantilistes submergeant les communautés virtuelles de messages de vente sans discriminer leurs cibles 9.
Il y a là des opportunités et des défis qui méritent une réflexion méthodologique sur la manière de profiter des nouveaux outils comme le w3 et d'éviter les écueils résultant de l'envahissement des communautés virtuelles non protégées.
En perspective, en deçà de la création d'une méthodologie appropriée pour une gestion efficiente et efficace de la communication et la participation à distance de communautés linguistiquement et culturellement diverses, il est possible de discerner les ébauches des systèmes de communication/information qui serviront de base à l'université virtuelle, en remplaçant les structures spatio-temporelles de salles de classe, amphithéâtre et campus, et, à plus long terme, de mettre les fondations des mécanismes de fonctionnement de la démocratie participative.
La création d'un service de Conférences Électroniques Multilingues et Efficientes permettra d'adapter des conférences électroniques régionales ou thématiques existantes à l'évolution de l'Internet. Cette tâche, qui fera l'objet d'une méthodologie spécifique, ouvre la voie à l'utilisation de nouvelles conférences électroniques et de services connexes en tant qu'outils professionnels au service des organisations.
Cet article propose une méthodologie originale 10 pour une nouvelle gestion des conférences électroniques. Pour que sa lecture ne soit pas indigeste pour le profane, tous les concepts et mots du jargon sont expliqué, à leur première apparition, dans une note en bas de page.
La plupart des conférences électroniques non modérées (ou à peine modérées), qui ont réussi dans l'étape précédente de l'Internet (jusqu'en 1993), souffrent actuellement de symptômes non désirés similaires, conséquence de la croissance exponentielle du nombre d'usagers et de la diminution du niveau moyen d'éducation chez l'usager (avec la méconnaissance de la "netiquette"). Tous ces éléments conduisent à une surcharge d'information et une perte de focalisation. Cette situation mérite attention et solutions appropriées.
Il faut une méthodologie appropriée pour apporter des réponses pratiques et effectives à cette situation, sans perdre les critères de pluralisme et de liberté d'expression prédominants dans le réseau. Les composantes principales de la méthodologie proposée sont doubles :
Les deux composantes seront combinées en proportions différentes selon les objectifs de chaque conférence électronique, de façon à pouvoir offrir une solution équilibrée.
Les ingrédients principaux au point de vue de la focalisation sont l'animation 11 et la modération 12 systématiques, la publication de résumés structurés compatibles avec les standards des professionnels de la documentation et la classification organisée des contributions et publications pour une récupération ultérieure plus facile.
La traduction des messages, le soutien des usagers et la formation pour le renforcement de la culture des réseaux sont les fondements du volet facilitation.
La commercialisation massive de l'Internet mène à une proportion grandissante de nouveaux abonnés dans les conférences électroniques déjà existantes. La majorité des nouveaux abonnés ne sont pas passés par le processus d'apprentissage des règles sociales applicables à la communication électronique, implicites ou explicites. Cette situation produit une augmentation statistique des courriers qui ne sont pas adaptés aux conférences électroniques (résiliations 13, discussion de points déjà abordés dans les FAQ 14, opinions ou questions hors sujet, courrier-rebut 15). On remarque aussi (et pour les mêmes raisons) la tendance à l'augmentation de la taille moyenne des messages. Les tentatives pour réduire la fréquence de ces symptômes, même avec prudence, sont souvent rejetés à cause d'une confusion courante et erronée entre modération et censure. L'augmentation globale du nombre de conférences électroniques accroît le nombre de conférences aux objectifs similaires, d'où une plus forte probabilité que les usagers reçoivent plusieurs fois la même annonce envoyée dans plusieurs conférences.
La combinaison du nouveau rôle commercial de l'Internet avec son rôle originel donne lieu à une nouvelle tendance à l'envoi massif de messages à but publicitaire, très souvent sans la connaissance de ce qui est permis et de ce qui ne l'est pas, dans l'environnement des conférences électroniques.
Tous ces facteurs réunis impliquent des pertes de temps de moins en moins acceptables pour les abonnés, simplement pour décider de ce qui est intéressant et qu'il faudrait lire et de ce qui ne l'est pas, et qu'il faudrait donc effacer. La réduction énorme de la densité de l'information utile affaiblit l'attention portée aux messages importants qui sont mélangés dans le flot entrant et dilués par la proportion élevée de messages hors de propos, et donc menace l'efficacité de ce qui demeure un des principaux outils de l'Internet pour les échanges professionnels. De plus en plus, les experts quittent les conférences thématiques ouvertes parce qu'elles sont envahies par un vaste public qui contribue à la réduction du niveau moyen de la qualité de l'information échangée. On peut attendre des améliorations à cette situation grâce à un meilleur interface de courrier électronique, ayant recours à des techniques de filtrage 16 et de classification; cependant, les conférences électroniques doivent également évoluer et s'adapter à ce nouveau contexte.
Il n'est pas possible de réfléchir sur le rôle et l'organisation des conférences électroniques sans prendre en compte l'essor spectaculaire du W3 et de sa parfaite adéquation pour accéder à l'information. C'est particulièrement vrai lorsque le thème de la conférence comporte une composante d'information et cela réclame de nouvelles solutions innovatrices pour la combinaison équilibrée de conférences électroniques et d'outils d'accès à l'information. Les ingrédients fondamentaux de cette évolution sont la modération et l'organisation de l'information pour rendre les recherches plus faciles. Toutefois, la confusion prédominante entre modération et censure, ainsi que le diagnostic montrant l'insuffisance du niveau moyen d'éducation sur les réseaux, appellent d'autres actions, parmi lesquelles la formation à travers le réseau est une composante clef. Les programmes de formation à l'Internet se consacrent trop souvent à l'usage des logiciels nécessaires pour utiliser l'Internet en laissant de côté la méthodologie de communication et tous les fondements culturels de l'Internet, que le modérateur devrait donc transmettre aux abonnés de façon plus pédagogique.
La méthodologie proposée consiste en la mise en œuvre d'un ensemble organisé de services dont les buts sont :
Les éléments fondamentaux de la méthodologie sont la création d'en-têtes pour les contributions, inspirés de la gestion de la documentation, ainsi que la classification organisée des contributions pour pouvoir les retrouver. Une équipe de gestion dont la structure garantira l'efficacité de la partie de la méthodologie représente la partie opérationnelle de la méthodologie.
Les différents services impliqués dans la méthodologie sont organisés sous forme de matrice, d'après les volets fonctionnels et les points principaux. La combinaison organisée de tous ces services constitue la méthodologie.
| TECHNIQUE | USAGER | CONTENU | |
|---|---|---|---|
| GESTION DU MÉDIA | Définition Gestion d'erreurs | Abonnements Résiliations | Promotion |
| MOYENS | Traduction par logiciel | Profils des abonnés Soutien Formation |
Règles des conférences électroniques Modération Animation En-tête de contribution Traduction des FAQ |
| GESTION DE L'INFORMATION | Classification Conception des W3 associés Définition des Hypermails 17 |
Accès aux W3 associés | Actes Enquêtes Analyses statistiques |
Chaque unité fonctionnelle est définie ci-dessous, par ordre alphabétique, quelques unes sont facultatives (F) :
C1: les contributions rejetées pour des considérations éthiques; ces contributions ne sont pas archivées.
C2: les contributions rejetées parce qu'elles ne respectent pas les règles (par exemple, hors sujet), mais qui sont gardées seulement pendant un mois (afin de parer l'argumentation de censure).
C3: les contributions limitées dans le temps (par exemple, annonce d'une conférence), et qui sont effacées après échéance.
C4: toutes les autres contributions qui sont archivées.
C5 (F): si nécessaire, il faudrait définir une nouvelle catégorie pour les contributions particulièrement pertinentes afin de construire progressivement la mémoire institutionnelle de la communauté virtuelle.
Un système dual w3/conférence peut accompagner un Congrès, de la phase préparatoire à la phase de suivi, en passant par le Congrès lui-même. Les ingrédients d'un tel système sont les suivants :
Ce site est destiné à toute l'information relative au Congrès et l'inscription des participants
Ce site pourra réunir de façon pédagogique toute l'information relative au Congrès (présentation et annonce, brochure, programme, liste des organisateurs et partenaires, présentation des intervenants et de leurs contributions, résolutions du Congrès).
Une démarche systématique devra être faite pour compiler tous les sites Internet et conférences électroniques qui ont une relation avec le Congrès et des liens w3 seront établis. A partir de cette information, il sera possible de diffuser l'annonce du Congrès à partir de l'Internet et de toucher le public intéressé.
Ces conférences doivent permettre un débat ouvert et transparent sur le thème ainsi, et c'est le plus important, que le suivi post-congrès. Selon les moyens consentis, il pourra s'agir de conférences traditionnelles ou de conférences gérées selon la méthodologie présentée ici. Si les moyens sont suffisant, il sera possible aussi d'organiser une participation à distance des personnes qui ne peuvent se rendre au lieu du Congrès. Pour cela, des comptes rendu synthétiques seront rédigés pendant la conférence, traduits dans les langues choisies, et envoyés dans les conférences électroniques. En retour, les interventions des participants à distance seront introduites sur le lieu de la conférence.
Une application optimale de cette modalité, qui a été expérimenté par la FPH (Fondation Leoplod Mayer pour le Progrès de l'Homme <http://sente.epfl.ch/fph/>), lors de la réunion "Alliance pour un monde solidaire et unitaire", tenue à Sao Paulo, en décembre 1997 (http://www.echo.org/), demanderait également une réflexion méthodologique approfondie de manière a articulé les communications des différents groupes (locaux et à distance) et aussi à permettre à des populations ne disposant pas des moyens Internet de pouvoir participer à travers des moyens plus traditionnels (fax, téléphone, radio).
Les technologies de l'information et la communication sont, comme la langue d'Esope, capable du meilleur comme du pire. Pour en faire un outil qui révolutionne les rapports humains et ouvre des perspectives nouvelles pour des rapports transparents, participatif et affranchis des limites spatiales et temporelles, il est nécessaire de prendre conscience de deux aspects fondamentaux:
1 pimienta@funredes.org (FUNREDES) - http://funredes.org
2 Deux classes d'outils électroniques pour les conférences sont à distinguer. Les "listserv", qui prennent leur origine dans le réseau Bitnet, et permettent d'envoyer et recevoir des contributions de et à un groupe d'abonnés sous la forme de courriers électroniques Les "newsgroups" qui consistent en une gigantesque banque de données de thèmes de discussion que l'on peut consulter à son gré par un dispositif d'accès. Le premier avec une orientation plus scientifique, le second avec une tradition plus libertaire. Dans cet article nous nous référons plus spécifiquement aux "listserv" (synonymes: serveurs de listes, listes de discussion, forum électronique).
3 Sigles anglais (Computer Mediated Communication") ou espagnol ("Comunicación Mediante Computadora") pour "Communication Assistée par Ordinateur".
4 Des exemples multiples peuvent être trouvés dans les conférences de l'Association pour le Progrès de la Communication (APC) dont le site Internet est http://www.apc.org ou également dans le site Internet de FUNREDES.
5 Accès à des fichiers par recherche sur le nom du fichier
6 Accès à l'information par menu arborescent, une réminiscence de l'informatique traditionnelle
7 World Wide Web: accès à l'information par hypermédia, c'est à dire un interface où par un simple clic sur des mots (ou des figures) préindiqués l'utilisateur se déplace ("navigue") pour récupérer de l'information relative à ce mot. Cette information peut prendre la forme de texte, graphiques, sons images fixes ou images animées. On utilise indifféremment, en français: www, w3 ... ou aussi "la toile".
8 Traditionnellement appelé par un jeu de mots en anglais "netiquette" (de network etiquette)
9 Procédé connu par le mot anglais "spamming"
10 Nous insistons sur l'aspect méthodologique au moment où apparaissent de nombreuses progiciels basés sur le w3 qui apportent des solutions, certes élégantes à la gestion des conférences électroniques, mais qui, en les assimilant à des systèmes d'information, les affaiblissent sur le plan de la communication. Le gommage de la partie "communication" présente de sérieux inconvénients et les expériences se répètent avec la frustration de l'échec - les participants ne participent pas- et l'incompréhension des raisons de l'échec - le dispositif est si élégant que les organisateurs ne comprennent pas pourquoi les utilisateurs ne s'en servent pas !
11 L'animation d'une conférence électronique consiste à l'alimentation des débats par des contributions relevantes au thème de la conférence.
12 Il y a deux type de conférences dites "modérées". Quand la modération est complète, aucune contribution n'est envoyée directement aux participants. Le modérateur intercepte toutes les contributions et décide, selon des critères établis, de la pertinence ou non de la contribution. La personne chargée de la modération peut rejeter ou éditer les contributions. Dans un mode avancée cette personne pet établir des synthèses des contributions. Quand la modération est souple, les contributions parviennent directement au public concerné mais la fonction de modérateur (on dit "propriétaire" dans ce cas) conserve le droit d'expulser les participants qui enfreignent les règles.
13 Un abonné désire se retirer et en informe toute l'audience au lieu de s'adresser aux personnes chargées de la gestion de la conférence
14 Questions Fréquemment Posées (il est de coutume, pour éviter de revenir sur les questions fréquentes, d'organiser des documents de questions-réponses que l'utilisateur est fortement encouragé à consulter avant de s'adresser à la communauté, de manière à éviter de saturer le dispositif par la répétition des réponses à des questions similaires.
15 "Junkmail" en anglais, publicités et invitations de toutes sortes
16 Le logiciel classifie ("filtre") les courriers en fonction de critères établis par l'utilisateur (source, mots-clef, …). Cela permet de dégager la corbeille des messages rentrants et d'aller à l'essentiel.
17 "Hypermail": la mise en archive accessible sur le W3 des contributions passées envoyées à la conférence