Nous présentons
un dispositif qui permet une communication optimale dans le cadre d'une
conférence électronique (MISTICA) entre les partenaires de toute la région
ALC (Amérique latine et Caraïbes). Trois axes principaux sont à indentifier
:
- l'envoi
d'un courrier de présentation du message original (une fiche avec les
données-clés sur le message et un résumé de son contenu)
- l'archivage
de ce message sur un site web associé, selon un classement approprié
- la traduction
: chaque message est traduit en trois langues, de manière que le message
puisse être lu en portugais, français, espagnol et anglais (il en est
de même pour le message intégral mais la finesse de traduction est différente).
IMPLICATIONS
DU DISPOSITIF
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Avant d'examiner
le contenu et la structure de la méthodologie, il est important avec l'ensemble
du groupe qui expérimente cette méthologie de se demander ce qu'EMEC change
par rapport aux autres listes qui ne suivent pas cette méthode
et selon la perspective des membres de la liste MISTICA.
En ce
qui concerne le courrier reçu:
- on ne
reçoit pas un message dans son intégralité mais une très brève fiche
de présentation. Pour lire le message entier (dans la langue originale
ou après traduction), il est nécessaire de consulter la page web indiquée
dans la fiche (de nombreux programmes de courrier permettent d'atteindre
directement cette page, par un simple "clic" sur l'URL).
- les courriers
reçus seront en une seule langue (celle choisie par le destinataire)
En ce
qui concerne les courriers envoyés:
- en fonction
de la langue qu'on maîtrise le mieux, il est possible d'écrire en portugais,
français, espagnol ou anglais.
- pour que
le programme de traduction puisse fonctionner efficacement, il convient
de respecter quelques règles de rédaction (elles seront envoyées à la
liste dans chaque langue ; voir également l'annexe)
En ce
qui concerne l'archivage:
- pour le
courrier qui passe par la liste, il existe actuellement un archivage
"classique" effectué au moyen du programme Hypermail, avec une présentation
par auteur, dates ou thèmes de discussion
- lors de
l'application d'EMEC, le programme Hypermail sera toujours utilisé pour
les messages transitant par la liste, cependant que les messages originaux,
sur le site web, seront également archivés, de la même manière dans
un premier temps (mêmes possibilités de recherche), puis selon un procédé
qui permettra des recherches multi-critères.
Par ailleurs,
EMEC implique des droits et des devoirs pour chaque membre de la communauté
virtuelle
Droits:
- écrire
dans sa langue
- lire dans
sa langue
- avoir
une charge de lecture et de traitement des messages minimales, gagner
du temps dans le domaine de la gestion de son courrier électronique
- avoir
des archives bien organisées dans un site web
Devoirs:
- s'habituer
à ce cadre
- respecter
les règles de rédaction
- consulter
une page web pour lire un message intégral.
EMEC est
une méthodologie de gestion de listes de diffusion qui présente la particularité
de combiner le courrier électronique classique et le recours à un site
web associé. Comment s'articulent-ils? Quel type d'information chacun
d'eux contient-il?
La fiche
de présentation
Cette fiche
comporte trois parties principales :
- une liste
d'informations sur le message
- auteur
- titre
- date
d'envoi
- langue
- taille
du message original (si le message original est en francais) ou
du message original traduit (du francais), selon le cas
- mots-clés
- une synthèse
du message intégral
- les références
sur le web du message original
Le site
web
Le site web
associé à la liste MISTICA fonctionnant dans le cadre d'EMEC comporte
quatre parties :
- des
données concernant la conférence électronique et la communauté virtuelle
de MISTICA: répertoire des membres, règles générales sur la communication
dans les listes de diffusion, etc…
- des
données sur la méthodologie EMEC: présentation du projet, FAQ (foire
aux questions), guide d'écriture pour aider la traduction automatique,
statistiques, évaluations, etc.
- l'archivage
de(s) liste(s): les messages envoyés à la liste et les textes intégraux
de ces messages (envoyés à la liste sous forme de fiche documentaire
et synthèse) se trouvent tous deux sur la liste, de même que les documents
envoyés en pièces jointes. Le site, en plus d'une section comportant
tous les courriers électroniques qui transitent par la liste (classement
par thème, date ou auteur), propose un espace où les messages intégraux
seront archivés selon une classification spécialement élaborée pour
le projet.
- une
aire de recherche, qui offre la possibilité de trouver des messages
à partir de mots ou phrases. À moyen terme, il sera possible de faire
des recherches multicritères et par champ (auteur, titre, date, thème…)
La méthodologie
EMEC doit être "invisible" pour ses utilisateurs. Il existe cependant
une logistique importante derrière ce procédé. Au sein de l'équipe de
travail, divers postes-clés permettent à EMEC de fonctionner :
Animation
de la liste: les débats sont menés par une personne qui lance et guide
les discussions, aide à garder le fil de la discussion ou à résoudre les
situations délicates, etc. Ce rôle peut être attribué à un ou plusieurs
membres de la liste. Avantage principal : permet d'avoir une discussion
fluide et efficace.
Modération
de la liste: depuis le début, la liste MISTICA est modérée : une personne
reçoit tous les messages envoyés à l'adresse <[email protected]>
et décide si elle les transmet à tous les membres de la liste ou non,
éventuellement après les avoir édités au besoin. Avantages principaux
:
- permet
d'éviter la "pollution" de la liste par des messages hors-sujet (messages
administratifs, publicitaires, etc.)
- permet
d'envoyer des textes avec une présentation facile à lire.
Documentation:
les documentalistes élaborent les fiches de présentation des messages
et les archivent. Avantages principaux :
- avec les
résumés des fiches les membres savent rapidement si le message intégral
les intéresse ou non : ils ne perdent pas de temps à lire des contributions
qui ne leur sont pas utiles.
- les fiches
constituent le matériel principal d'une base de données qui respecte
les standards de la documentation électronique et elles permettent de
procéder à un archivage de qualité
- l'objectif
étant que la recherche d'information soit facile et ne demande pas un
trop grand investissement de temps
Traduction
des messages: deux personnes traduisent les fiches et les messages,
à l'aide d'un programme de traduction automatique. Avantage principal
: chacun peut lire et écrire dans la langue de son choix.
Intégration
courrier-site web: les messages originaux et toute la partie archivage
de la liste se trouvent sur un site web associé. Une personne a la responsabilité
de mettre à disposition sur ce site divers documents (les fiches de présentation,
les messages originaux, etc). Avantages principaux :
- le fait
de placer les textes longs sur le site web permet de ne pas surcharger
les membres de la liste
- le fait
d'avoir les archives sur un site web permet d'effectuer des recherches
sur les messages à n'importe quel moment.
ANNEXE
: RÈGLES DE RÉDACTION
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Voici les
recommandations d'écriture des messages électroniques, que nous vous prions
d'appliquer, afin de faciliter notre travail et l'efficacité du programme
de traduction automatique
TO = texte
original
TP = texte
préféré
- Vérifiez
que les textes ne contiennent ni fautes d'orthographe, ni erreurs de
syntaxe. Un mot mal orthographié ne sera pas reconnu, ou sera mal traduit.
Une erreur de syntaxe peut empêcher le programme d'identifier la fonction
syntaxique de tous les mots dans une phrase donnée. Utilisez votre correcteur
d'orthographe !
- Le moteur
de traduction utilisé pour traduire vos textes s'attend à ce que les
documents aient une ponctuation correcte. Les signes de ponctuation,
tels que le point et la virgule, aident le programme à identifier les
unités de traduction (par exemple, les phrases et les propositions).
Il convient, donc, de placer un point en fin de chaque phrase. Les signes
/, *, _ et - ne doivent pas être collés à des mots. Insérez une espace
(mettez un blanc) pour les séparer. Par exemple, changez homme/femme
en homme / femme.
- Utilisez
des lettres majuscules et des lettres minuscules. Une majuscule doit
être placée en début de chaque phrase ; une phrase écrite entièrement
en majuscules peut entraîner des erreurs de traduction.
- Une phrase
longue et/ou complexe, devrait être réécrite afin d'apparaître sous
la forme de deux, voire de plusieurs phrases plus courtes. Evitez surtout
de placer des groupes de mots entre parenthèses ou entre tirets. Evitez
également, dans la mesure du possible, l'utilisation des guillemets.
- Quand
cela est possible, évitez les structures passives, par exemple :
TO
: Une copie du rapport sera envoyée à tous les membres.
TP
: Nous enverrons une copie du rapport à tous les membres.
- Évitez
l'emploi de locutions idiomatiques. Exemple :
TO
: Il est tombé dans les pommes.
TP
: Il s'est évanoui.
- Si le
sujet d'une phrase porte sur plus d'un verbe, il vous est recommandé
de répéter le sujet devant chaque verbe, comme ceci :
TO:
Il a visité la nouvelle usine, a décidé de l'acheter, puis a changé
d'avis.
TP
: Il a visité la nouvelle usine, il a décidé de l'acheter, puis il a
changé d'avis.
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