Trata-se de possibilitar que pessoas distantes, reagrupadas num número limitado de sites, participem de uma conferência em outro lugar. O esquema operativo que possibilita a participação de pessoas em conferência à distância foi concebido da seguinte maneira:

Infra-estrutura

Em cada sala de discussão paralela da conferência há um terminal e uma impressora conectados, em rede local, a um local central. Neste encontra-se um computador provedor com uma conexão Internet e serviço de fax. Em cada cidade onde se tenha decidido participar à distância, haverá um terminal com conexão Internet, impressora e fax.

Realização

Em cada sala de conferência, digita-se a síntese dos acontecimentos ao vivo. Outra pessoa introduz os comentários e perguntas procedentes das pessoas distantes. Na sala central estará o pessoal de coordenação e o responsável pelas traduções, apoiado por um programa de tradução. Nas salas remotas, haverá um responsável pelos enlaces que canalizarão os comentários. Todos os documentos relativos à conferência encontrar-se-ão em livre acesso via a web.

Dinâmica

Durante a conferência, o encarregado da síntese emite relatórios freqüentes, que são processados pelos tradutores e reenviados imediatamente às salas remotas por correio eletrônico (ou fax, caso não haja a possibilidade de correio eletrônico). Os participantes discutem, à distância, a partir das sínteses e enviam perguntas e comentários, que são sintetizados pelo Coordenador. São em seguida enviados ao agente de ligação na sala de conferência, que decide qual é o momento oportuno para entregá-los aos participantes. Todos os intercâmbios e sínteses são conservados para formar a ata da reunião.

Requisitos

Esta metodologia compreende requisitos em termos de:

• recursos físicos: um PC por sala, rede local com PC provedor, conexão Internet e fax, programa de tradução.
• recursos humanos:, uma pessoa para as salas remotas, 3 pessoas para o centro de controle (tradutor, distribuição, coordenação)

Limitações

Esta valiosa metodologia, na prática, demonstrou pontos fracos e certas limitações que poderiam ser melhoradas na próxima experimentação:

• os relatórios que circulam entre as salas devem ser extremamente sintéticos para melhor utilização,
• pode haver dificuldades de compreensão ou deformação ao momento da transmissão da informação para a síntese, via tradução direta na sala,
• falta uma codificação para transmitir um mínimo de informação emocional (risos, tensão, etc.),
• os conflitos de coordenação entre a pessoa que modera a discussão da sala de conferências e a que deve expressar a retroação às pessoas à distância ,
• correspondência entre os tempos de discussão é difícil entre o momento da síntese e o da retroação.
• se todos os procedimentos não estiverem totalmente integrados ao esboço da conferência, há grandes riscos de descoordenação.