EMEC para MISTICA
(EMEC = gestión eficiente de las conferencias multilingües)

08/07/99 - v.4 - Catherine Dhaussy (anexo 1: Alexandra Bonnamy)

Nota: este documento es una versión preliminar. El mismo se está elaborando según un proceso dinámico, con varias revisiones. No puede ser considerado como documento final antes del experimento que se va a realizar a partir del mes de agosto del 99.

SÍNTESIS

Presentamos un dispositivo que permite una comunicación optimal en el marco de una conferencia electrónica (MISTICA) entre soci@s de la región ALC (América Latina y Caribe) entera. Se pueden identificar tres ejes principales:
a- el envio de un correo de presentación del mensaje original (una ficha con los datos claves acerca del mensaje y un resumen de su contenido)
b- el archivaje de este mensaje en un sitio web asociado, según una clasificación apropriada
c- la traducción: cada mensaje está traducido a tres idiomas, de manera tal que se tenga el mensaje en castellano, portugués, francés e inglés (vale para la ficha de presentación como para el mensaje integral, solo varia la fineza de la traducción).

IMPLICACIONES DEL DISPOSITIVO

Antes de ver cuales son los ingredientes o la estructura de la metodología, parece importante preguntarse, con el grupo que va a experimentar EMEC: ¿Qué es lo que cambia con EMEC para l@s miembr@s de la lista MISTICA?
- a nivel de correos recibidos:
	- no se recibe un mensaje integral, sino una ficha muy breve de presentación;
	para leer el mensaje entero (en el idioma original o en traducción), uno debe ir
	a la página web indicada en la ficha (muchos programas de correo permiten
	llegar a esta página por un solo “clic” en la URL)
	- se recibe correos en un solo idioma (el idioma preferido como indicado por
	cada un@)
- a nivel de correos escritos:
	- según el idioma preferido, se puede escribir en castellano, portugués, francés
	o inglés
	- para que el programa de traducción automática pueda funcionar eficientemente,
	hay que respectar unas reglas de redacción (serán enviadas a la lista en el idioma
	corespondiente; para la versión en castellano, ver el anexo 1)
- a nivel de archivaje:
	- para el correo que pasa por la lista, se tiene un archivaje “clásico” por el programa
	“hypermail” (como es el caso ahora) con presentación por autores, por fechas o por
	discusiones
	- el archivaje de los mensajes originales tiene categorias, y, a mediano plazo, tendrá
	también posibilidades extendidas de búsqueda

Es decir, EMEC introduce derechos y deberes para l@s miembr@s de la comunidad virtual:
- derechos:
	- escribir en su idioma
	- leer en su idioma
	- tener una carga mínima con los mensajes y el proceso de ellos mismos,
	ganar tiempo en la gestión de su correo
	- tener archivos bien organizados en un sitio web
- deberes:
	- acostumbrarse a este marco
	- respectar reglas de redacción
	- ir a una página web para leer un mensaje integral

ESTRUCTURA DE EMEC

EMEC es una metodología de gestión de las listas de difusión que tiene la particularidad de juntar el correo electrónico clásico y los recursos de un sitio web asociado. ¿Cómo se articulan los dos? ¿Qué tipo de información tiene cada uno?

La ficha de presentación
Esta ficha consiste en tres partes principales:
- una lista de informaciones acerca del mensaje:
	- autor(a)
	- título
	- fecha de envio
	- idioma
	- tamaÒo del mensaje original (si el mensaje original esta en español) o del
	mensaje original traducido (al espaÒol), según el caso
	- palabras claves
- una síntesis del mensaje original
- las referencias en el web (URL) del mensaje original

El sitio web
El sitio web asociado a la lista MISTICA funcionando según en el marco de EMEC tiene cuatro partes:
- varios datos acerca de la conferencia electrónica y de la comunidad virtual de MISTICA: directorio de l@s miembr@s, reglas genéricas acerca de la comunicación a través de listas de difusión, etc.
- varios datos acerca de la metología EMEC: presentación del proyecto, FAQ (preguntas frecuentes), guía de escritura para ayudar la traducción automatizada, estadísticas, evaluaciones, etc.
- el archivaje de la(s) lista(s): ambos los mensajes enviados a la lista y los textos integrales de estos mensajes (mandados a la lista en forma de ficha documental y síntesis) se encuentran en el sitio, así como los archivos transmitidos como anexos. Ademas de tener un directorio con todos los correos electrónicos que pasan por la lista, el cual directorio se puede sortear por autores, fechas o títulos, el sitio propone también un espacio donde los mensajes integrales serán archivados según una clasificación especialmente elaborada para el proyecto.
- una area de búsqueda, la cual ofrece la posibilidad de encontrar mensajes a partir de palabras o frases. A mediano plazo, será posible buscar por campo (autor/a, título, fecha, tema, etc.)

INGREDIENTES DE EMEC

La metodología EMEC tiene que ser “transparente” para sus usuari@s. Sin embargo, una logística importante apoya el esfuerzo detrás. En el equipo de trabajo, hay así varios puestos claves que permiten que EMEC funcione:

- animación de la lista: los debates están conductos por una persona que lanza y facilita las discusiones, ayuda a guardar el enfoque u a manejar las situaciones delicadas, etc. Este papel puede ser dado a un@ o vari@s miembr@(s) de la lista.
Ventaja principal: permite tener una discusión fluida y eficiente.
- moderación de la lista: desde el inicio, la lista MISTICA está moderada. Es decir, una persona recibe todos los mensajes enviados a la dirección <mistica@funredes.org> y decide si les transmite a tod@s l@s miembr@s de la lista, editandoles si se necesita.
Ventajas principales:
	- permite evitar la “contaminación” de la lista por mensajes fuera de enfoque
	(mensajes de administración, publicidades, etc.).
	- permite mandar textos con una presentación fácil de leer
- documentación: se necesitan documentalist@s para crear las fichas de presentación de los mensajes y archivarlos.
Ventajas principales:
	- con el resumen de las fichas, l@s miembr@s saben rapidemente si el mensaje
	integral les interesa o no: no perden tiempo leindo informaciones no relevantes
	para ell@s. 
	- las fichas constituyen el material principal de un banco de datos que respecte
	los estandardes de documentación electrónica y permiten un archivaje de calidad
	(el objectivo es que la búsqueda de información sea fácil y no necesite una
	inversión de tiempo demasiado grande).
- traducción de los mensajes: dos personas traducen las fichas y los mensajes, con la ayuda de un programa de traducción automática.
Ventaja principal: cada uno puede escribir y leer en su idioma.
- integración correo-sitio web: los mensajes originales y toda la parte “archivaje” de la lista se encontran en un sitio web asociado; una persona tiene la responsabilidad de poner disponibles en este sitio web varios documentos (las fichas de presentación, los mensajes originales, etc.).
Ventajas principales:
	- el hecho de tener los textos largos en el sitio web permite no sobrecargar
	l@s miembr@s de la lista
	- el hecho de tener los archivos en el sitio web permite una búsqueda de/en
	los mensajes a cualquier momento

ANEXO 1: REGLAS DE REDACCIÓN

Aquí van las recomendaciones de escritura de mensajes electrónicos, que les rogamos aplicar, en fin de facilitar nuestro trabajo. 

TO = Texto original
TP = Texto preferido 

1.	Verificar que los textos no contengan ni faltas de ortografía ni errores de sintaxis. Una palabra mal escrita no será reconocida o, en todo caso, será mal traducida. Un error de sintaxis hará que el programa tenga dificultades para identificar la función de las palabras en una oración. Utilizar el corrector ortográfico! 

2.	El motor de traducción empleado para traducir los textos presupone que la puntuación en ellos es correcta. Los signos de puntuación, como el punto y la coma, ayudan al programa a identificar las unidades de traducción (por ejemplo, las oraciones y preposiciones). Por lo tanto, es conveniente poner un punto al final de cada oración. 

3.	Utilizar mayúsculas y minúsculas. Una oración siempre debe comenzar con una mayúscula. Asimismo, una oración escrita totalmente en mayúsculas puede ocasionar errores de traducción. 

4.	Una oración larga y/o compleja, debe formularse de nuevo en dos o más frases más cortas. 

5.	Evitar sobre todo las frases entre paréntesis o entre guiones. 

6.	Evitar las pasivas en la medida de lo posible. 
Ejemplo:
TO: Una copia del informe será enviada a tod@s l@s miembr@s.
TP: Nosotros enviaremos una copia del informe a tod@s l@s miembr@s. 

7.	Evitar el empleo de expresiones idiomáticas.
Ejemplo:
TO: En un abrir y cerrar de ojos
TP: Inmediatamente 

8.	Aunque en español la presencia del sujeto no es necesaria, en este caso debe aparecer (aunque no sea natural). Además, si en una oración dos verbos tienen el mismo sujeto, este debe repetirse delante de cada verbo. 
Ejemplo:
TO: Visitó la nueva fabrica y decidió comprarla, pero después cambió de opinión.
TP: El visitó la nueva fabrica y el decidió comprarla, pero después él se arrepintió.