Il s'agit de permettre à des personnes éloignées et regroupées dans un nombre limité de lieux de participer à une conférence qui se déroule ailleurs. Le schéma opératoire permettant à des personnes de participer à une conférence a été conçu comme suit :

Infrastructure

Dans chaque salle de discussion, en parallèle à la conférence, on dispose d'un terminal et d'une imprimante connectés en réseau local vers un site central. Dans le site central, il y a un ordinateur serveur avec une connexion Internet et télécopieur. Dans chacune des villes participant à cette conférence, se trouvent un terminal avec une connexion Internet, une imprimante et un télécopieur.

Logistique

Dans chaque salle de conférence, une personne saisit, en direct, la synthèse des débats. Une autre personne est chargée de saisir les commentaires et les questions des personnes qui sont éloignées. Dans la salle centrale, se trouve une personne responsable de la coordination et une autre des traductions, cette dernière étant assistée par un programme automatique de traduction. Dans les salles éloignées, une personne, chargée d'assurer l'intermédiaire, canalise les commentaires. Tous les documents concernant la conférence seront accessibles librement sur le Web.

Dynamique

Pendant la conférence, la personne chargée de la synthèse effectue celle-ci régulièrement. Les traductions se font simultanément et sont transmises aux salles éloignées par courrier électronique (ou fax, s'il n'existe pas d'accès au courrier électronique). Les participants éloignés réagiront à partir des synthèses et à son tour, le coordinateur résumera et enverra leurs questions et commentaires, qui seront communiqués aux participants sur place dès que la personne chargée d'assurer l'intermédiaire jugera le moment opportun pour la rétro-action. Tous les échanges et les synthèses seront conservés et constitueront les Actes de la réunion.

Conditions

Cette méthode requiert :

• ressources matérielles : un PC par salle, un réseau local avec un PC serveur, une connexion Internet et télécopieur, des programmes de traduction,
• ressources humaines : une personne par salle éloignée, 3 personnes pour le centre de contrôle (traducteur, "dispatching", coordination).

Limitations

La pratique de cette méthode a révélé certaines faiblesses ou limites, auxquelles on pourrait rémédier lors d'un prochain essai :

• pour être utilisables, les rapports qui circulent doivent être aussi résumés que possible,
• les personnes assistant à la conférence peuvent avoir des problèmes de compréhension si la personne qui saisit la synthèse reçoit l'information via la traduction en direct (problème de déformation de l'information),
• il manque une codification afin de faire passer un minimum d'informations d'ordre émotionnel (rires, tensions, etc.),
• il y a parfois un problème de coordination entre la personne qui modère la discussion dans la salle de conférence et celle qui doit transmettre les réactions des personnes à distance,
• entre la synthèse et la réaction, les discussions ne correspondent pas toujours,
• il y a de grands risques de manque de coordination si le mode opératoire n'est pas intégré dans le schéma de la conférence.

Il faudrait réfléchir à un mécanisme d'articulation et de limitation des réactions à des points de vue globaux.