Il s'agit de permettre � des personnes �loign�es et regroup�es dans un nombre limit� de lieux de participer � une conf�rence qui se d�roule ailleurs. Le sch�ma op�ratoire permettant � des personnes de participer � une conf�rence a �t� con�u comme suit :

Infrastructure

Dans chaque salle de discussion, en parall�le � la conf�rence, on dispose d'un terminal et d'une imprimante connect�s en r�seau local vers un site central. Dans le site central, il y a un ordinateur serveur avec une connexion Internet et t�l�copieur. Dans chacune des villes participant � cette conf�rence, se trouvent un terminal avec une connexion Internet, une imprimante et un t�l�copieur.

Logistique

Dans chaque salle de conf�rence, une personne saisit, en direct, la synth�se des d�bats. Une autre personne est charg�e de saisir les commentaires et les questions des personnes qui sont �loign�es. Dans la salle centrale, se trouve une personne responsable de la coordination et une autre des traductions, cette derni�re �tant assist�e par un programme automatique de traduction. Dans les salles �loign�es, une personne, charg�e d'assurer l'interm�diaire, canalise les commentaires. Tous les documents concernant la conf�rence seront accessibles librement sur le Web.

Dynamique

Pendant la conf�rence, la personne charg�e de la synth�se effectue celle-ci r�guli�rement. Les traductions se font simultan�ment et sont transmises aux salles �loign�es par courrier �lectronique (ou fax, s'il n'existe pas d'acc�s au courrier �lectronique). Les participants �loign�s r�agiront � partir des synth�ses et � son tour, le coordinateur r�sumera et enverra leurs questions et commentaires, qui seront communiqu�s aux participants sur place d�s que la personne charg�e d'assurer l'interm�diaire jugera le moment opportun pour la r�tro-action. Tous les �changes et les synth�ses seront conserv�s et constitueront les Actes de la r�union.

Conditions

Cette m�thode requiert :

• ressources mat�rielles : un PC par salle, un r�seau local avec un PC serveur, une connexion Internet et t�l�copieur, des programmes de traduction,
• ressources humaines : une personne par salle �loign�e, 3 personnes pour le centre de contr�le (traducteur, "dispatching", coordination).

Limitations

La pratique de cette m�thode a r�v�l� certaines faiblesses ou limites, auxquelles on pourrait r�m�dier lors d'un prochain essai :

• pour �tre utilisables, les rapports qui circulent doivent �tre aussi r�sum�s que possible,
• les personnes assistant � la conf�rence peuvent avoir des probl�mes de compr�hension si la personne qui saisit la synth�se re�oit l'information via la traduction en direct (probl�me de d�formation de l'information),
• il manque une codification afin de faire passer un minimum d'informations d'ordre �motionnel (rires, tensions, etc.),
• il y a parfois un probl�me de coordination entre la personne qui mod�re la discussion dans la salle de conf�rence et celle qui doit transmettre les r�actions des personnes � distance,
• entre la synth�se et la r�action, les discussions ne correspondent pas toujours,
• il y a de grands risques de manque de coordination si le mode op�ratoire n'est pas int�gr� dans le sch�ma de la conf�rence.

Il faudrait r�fl�chir � un m�canisme d'articulation et de limitation des r�actions � des points de vue globaux.